Dienstplan Software Pflege: ambulant & stationär
Dienstplan Software Pflege: Was kostet sie, wo reicht die kostenlose Version? Plus Fachkraftquote, Touren und 24/7-Schichten, ambulant und stationär.
Inhaltsverzeichnis
Dienstplanung in der Pflege ist ein eigenes Handwerk. Rund um die Uhr besetzte Schichten, eine Fachkraftquote, die das Land vorgibt, und ein Team, das selten vollzählig ist: Ein Kalender mit Kästchen reicht dafür nicht. Dieser Artikel zeigt Dir, woran Du eine brauchbare Dienstplan Software Pflege erkennst, was sie kostet und wo auch das beste Planungswerkzeug aufhört. Wir sagen dabei offen, was medishift abdeckt und was nicht.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Pflege heißt Dauerbetrieb: Früh, Spät, Nacht, 365 Tage im Jahr. Die Software muss Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten mitrechnen, nicht nur Namen verteilen.
- Die Fachkraftquote ist Landesrecht und hängt am Einrichtungstyp. medishift überwacht sie nicht automatisch, und Du solltest jedem Anbieter genau diese Frage stellen.
- Tourenplanung für ambulante Dienste ist eine eigene Softwarekategorie. Schichtplanung und Tourenplanung sind zwei Werkzeuge, nicht eines.
- Der größte Alltagshebel sind qualifikationsbasierte Regeln: "In jeder Frühschicht muss eine examinierte Fachkraft sein."
- Für kleine Teams gibt es Dienstplan Software Pflege kostenlos, bei medishift für bis zu 10 Mitarbeitende.
Warum die Pflege eigene Anforderungen stellt
Ein allgemeines Dienstplanprogramm für Arztpraxen deckt schon viel ab, weil auch dort Qualifikationen und Öffnungszeiten zusammenpassen müssen. In der Pflege kommen drei Dinge dazu, die den Unterschied ausmachen und die Du prüfen solltest, bevor Du Dich für eine Dienstplan Software Pflege entscheidest.
Dauerbetrieb und Ruhezeiten
In einer stationären Einrichtung darf zu keiner Stunde eine Lücke entstehen. Ein typischer Dreischichtbetrieb läuft von 6:00 bis 14:00, von 13:30 bis 21:30 und von 21:00 bis 6:30, mit Übergabezeiten, die sich bewusst überlappen. Wer das von Hand plant, prüft bei jeder Änderung im Kopf mit, ob die Ruhezeit noch stimmt. Genau das sollte die Software übernehmen: Sie warnt, wenn zwischen Spätdienst und Frühdienst am nächsten Morgen zu wenig Zeit liegt.
Die Fachkraftquote
Die vielzitierte Quote von 50 Prozent stammt aus § 5 Abs. 1 der Heimpersonalverordnung, und sie gilt nicht unbedingt: Erst bei mehr als 20 nicht pflegebedürftigen oder mehr als vier pflegebedürftigen Bewohnern muss bei betreuenden Tätigkeiten mindestens jede zweite weitere beschäftigte Person eine Fachkraft sein. Darunter genügt es, dass mindestens eine der weiteren beschäftigten Personen eine Fachkraft ist. Seit der Föderalismusreform regeln die Länder das Heimrecht selbst, weshalb die geltende Quote, ihre Berechnung und die Ausnahmen je nach Bundesland und Einrichtungsart abweichen. Für vollstationäre Einrichtungen kommt die Personalbemessung nach § 113c SGB XI dazu. Praktisch heißt das: Die Quote, die für Dich gilt, steht in Deinem Landesgesetz, nicht in einer Software.
Qualifikationen statt nur Namen
Examinierte Pflegefachkräfte, Pflegehelfer und Auszubildende haben unterschiedliche Befugnisse. Eine Dienstplan Pflege Software ist dann etwas wert, wenn sie diese Merkmale kennt und den Plan laufend dagegen prüft, statt sie im Kopf der planenden Person zu lassen.
Die wichtigsten Funktionen einer Dienstplan Software Pflege
Bevor Du Anbieter vergleichst, lohnt sich eine Liste der Funktionen, die Du wirklich brauchst. Diese vier trennen in der Praxis die Spreu vom Weizen.
- Regelprüfung beim Planen: Mindestruhezeit, Höchstarbeitszeit pro Tag, maximale Folgetage. Nicht als Bericht hinterher, sondern als Warnung im Moment der Zuweisung.
- Qualifikationen am Mitarbeiterprofil: frei definierbar und in Planungsregeln verwendbar.
- Ausfallmanagement: Wenn morgens um sechs eine Krankmeldung kommt, muss die Vertretungssuche in Minuten laufen, nicht in Telefonketten.
- Mobiler Zugriff: Pflegekräfte sitzen nicht am Schreibtisch.
Wie sich Schicht- und Urlaubsplanung sauber verzahnen lassen, steht in unserem Dienstplanung Praxis Leitfaden und im Überblick zu Dienstplan-Software.
Was medishift in der Pflege abdeckt und was nicht
Wer nach Dienstplan Software Pflege sucht, landet schnell bei Vergleichslisten, die zehn Produkte nebeneinanderstellen und keines davon je benutzt haben. Wir nennen hier nur ein Produkt, unser eigenes, und wir behaupten nicht, es gegen den Markt getestet zu haben. Was wir stattdessen liefern können, ist eine ehrliche Liste dessen, was medishift tut und was es ausdrücklich nicht tut. Prüfe mit derselben Liste jeden anderen Anbieter.
| Anforderung | medishift | Hinweis |
|---|---|---|
| Schichtplanung rund um die Uhr, Wochenvorlagen | ja | Vorlagen über viele Wochen ab Plus |
| Berufsgruppen am Mitarbeiterprofil | ja | im Free-Tarif enthalten |
| Qualifikationen und Eigenschaften | ja | ab Plus |
| Regeln in Alltagssprache, Plan laufend dagegen geprüft | ja | ab Premium |
| Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, maximale Folgetage | ja | ab Premium, als Warnung, nicht als Sperre |
| Vertretungssuche und Ersatzanfragen im Team | ja | ab Plus, auch gezielte Anfragen |
| Mobile App für Mitarbeitende und Planende | ja | im Free-Tarif enthalten |
| Fachkraftquote automatisch überwachen | nein | es gibt kein Quotenmodell im Produkt |
| Tourenplanung und Routenoptimierung | nein | dafür brauchst Du Pflege-Branchensoftware |
| Anbindung an die Pflegedokumentation | nein | keine Schnittstelle vorhanden |
| Übergabe erfasster Zeiten an die Lohnabrechnung | nein | nicht vorhanden |
Die vier "nein" sind der eigentliche Punkt dieses Abschnitts. Wenn Fachkraftquote und Touren Deine beiden härtesten Anforderungen sind, dann ist eine auf die Pflege spezialisierte Branchenlösung das passende Werkzeug, und medishift ist es nicht. Diese Anbieter binden Pflegedokumentation, Leistungsabrechnung und Tourenplanung in einem System zusammen. Was das im Einzelfall kostet und wie tief die Einführung geht, hängt vom Anbieter ab, und wir haben es nicht gemessen.
medishift passt dort, wo die Schichtplanung selbst das Problem ist: Tagespflege, Pflegepraxen, kleinere Einrichtungen und Teams, die heute mit Excel und Aushang arbeiten. Der Hebel ist die Regelprüfung. Du schreibst in normalen Sätzen auf, was bei Dir gilt, und der Plan wird laufend dagegen geprüft, besetzt und repariert.
Hohe Qualität beginnt mit Deiner Organisation
Befreit euch von alten Tabellen und manuellen Prozessen.
Ambulante, stationäre und teilstationäre Pflege
Die Anforderungen an eine Dienstplan Software Pflege unterscheiden sich stark nach Einrichtungstyp. Ein Werkzeug, das im Pflegeheim glänzt, kann beim ambulanten Dienst danebenliegen.
Ambulanter Pflegedienst
Hier steht die Tour im Mittelpunkt: Wer besucht welche Patienten, in welcher Reihenfolge, mit welcher Qualifikation. Die Schichtplanung sagt nur, wer überhaupt im Dienst ist. Beides zusammenzuführen können Branchensysteme mit Tourenmodul, allgemeine Planungswerkzeuge nicht.
Stationäre Pflege und Pflegeheim
Im Heim liegt der Fokus auf lückenloser Besetzung aller Wohnbereiche und auf dem Personalschlüssel. Hier zahlt sich eine Dienstplan Pflege Software aus, die Wochenvorlagen kennt und A/B-Wochen-Rhythmen abbilden kann, statt jede Woche neu zu bauen.
Tages- und Kurzzeitpflege
Begrenzte Öffnungszeiten, aber schwankende Gästezahlen. Der Bedarf ändert sich kurzfristig, also brauchst Du schnelles Umplanen und eine verlässliche Benachrichtigung des Teams mehr als ausgefeilte Schichtmodelle.
Dienstplan App Pflege: mobil planen und kommunizieren
Eine mobile App ist in der Pflege kein Komfort, sondern Voraussetzung. Wer im Wohnbereich oder im Auto unterwegs ist, ruft den Plan auf dem Telefon ab oder gar nicht.
Was eine App leisten muss
Mit einer Dienstplan App Pflege haben Deine Mitarbeitenden den aktuellen Stand dabei. Änderungen kommen per Push, Abwesenheiten lassen sich melden, Urlaub beantragen. Wichtig ist die Trennung zwischen Entwurf und Veröffentlichung: Das Team darf erst sehen, was wirklich gilt.
Ausfall am Morgen
Der Fall, an dem sich jede Dienstplan App Pflege messen lassen muss, ist die kurzfristige Krankmeldung. Gut gelöst heißt: Die betroffene Person ist mit einem Schritt aus ihren Schichten genommen, für jeden offenen Dienst liegen Kandidatinnen mit Begründung vor, und die Anfrage geht gezielt oder an den ganzen Arbeitsbereich. Die Übernahme ist verbindlich, sobald jemand zusagt.
Dienstplan Software Pflege kostenlos: Möglichkeiten und Grenzen
Ja, es gibt Dienstplan Software Pflege kostenlos als Einstieg. Die Frage ist, wie weit sie trägt.
Laut unserer Preisübersicht deckt der Free-Tarif bis zu 10 Mitarbeitende ab, dazu einen Standort, einen Dienstplan, die mobile App, Urlaubsplanung und Berufsgruppen. Plus kostet dort 49 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, enthält 20 Mitarbeitende und schaltet Qualifikationen und Eigenschaften frei. Premium liegt laut derselben Übersicht bei 109 € pro Monat, enthält 50 Mitarbeitende und bringt die Regeln in Alltagssprache mit.
Für eine kleine Tagespflege oder eine Pflegepraxis reicht der kostenlose Einstieg oft aus. Sobald Du mehrere Wohnbereiche, echte Qualifikationsregeln oder mehr als einen Standort planst, brauchst Du einen bezahlten Tarif. Wenn Du zuerst mit einer Tabelle starten willst: Unsere Dienstplan Vorlage Pflege und der Muster Dienstplan Pflege sind kostenlos und geben Früh-, Spät- und Nachtdienst als Raster vor. Einen breiteren Softwareüberblick findest Du im Praxisorganisation Programm Leitfaden.
Arbeitszeitrecht und Dokumentation in der Pflege
Das Arbeitszeitgesetz gilt in der Pflege wie überall, mit einer Ausnahme, die für diese Branche geschrieben wurde.
Ruhezeit und Höchstarbeitszeit
Nach § 3 ArbZG sind höchstens acht Stunden werktäglich zulässig, verlängerbar auf zehn, wenn im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden gehalten werden. Die Ruhezeit beträgt nach § 5 Abs. 1 ArbZG elf Stunden ununterbrochen. Für Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG eine Verkürzung um bis zu eine Stunde, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird: In der Pflege sind damit zehn statt elf Stunden planbar. Davon zu trennen ist § 5 Abs. 3 ArbZG, der den ungeplanten Fall regelt: Kürzungen durch Inanspruchnahmen während der Rufbereitschaft dürfen nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen und sind zu anderen Zeiten auszugleichen. Eine Software kann diese Grenzen überwachen, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung; im Zweifel prüfe die für Dich geltende Norm. Mehr dazu in unserem Artikel Dienstplan Rechte Arbeitnehmer.
Nachweisbarkeit
Bei Prüfungen durch Heimaufsicht oder Medizinischen Dienst musst Du zeigen können, wer wann eingeplant war und wer die Änderung vorgenommen hat. Achte darauf, dass Dein Werkzeug Änderungen protokolliert und den Plan als Dokument ausgeben kann.
Häufige Fragen zur Dienstplan Software Pflege
Fazit: die richtige Software für Deine Pflegeeinrichtung
Die Auswahl wird einfach, wenn Du sie in zwei Fragen zerlegst. Erstens: Brauchst Du Tourenplanung und eine Anbindung an die Pflegedokumentation? Dann führt der Weg zur Pflege-Branchensoftware. Zweitens: Ist die Schichtplanung selbst Dein Engpass, weil Ruhezeiten, Qualifikationen und Ausfälle Zeit fressen? Dann brauchst Du ein Werkzeug, das Regeln kennt und mobil erreichbar ist.
Eine gute Dienstplan Software Pflege nimmt Dir das Mitrechnen ab und macht den Plan prüfbar. Sie nimmt Dir nicht die Verantwortung für die Fachkraftquote ab, und kein Anbieter sollte Dir das versprechen. Wer Dir das zusagt, sollte es Dir im Produkt zeigen können.
