Dienstplan erstellen Krankenhaus in 5 Schritten
Dienstplan erstellen Krankenhaus: Bedarf je Station berechnen, Dienste mit Übergabe festlegen, Ruhezeit prüfen. Mit Rechenbeispiel für eine Station.
Inhaltsverzeichnis
Einen Dienstplan im Krankenhaus zu erstellen heißt, drei Dinge gleichzeitig zu lösen: eine Station rund um die Uhr zu besetzen, das Arbeitszeitgesetz einzuhalten und dabei ein Team nicht zu verschleißen. Diese Anleitung zum Thema Dienstplan erstellen Krankenhaus führt Dich in fünf Schritten durch einen Monatsplan für eine Station, mit einem durchgerechneten Beispiel und den Fehlern, die in fast jedem Haus vorkommen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Rechne zuerst den Bedarf je Station und Dienst, dann die Vollkräfte. Nicht umgekehrt.
- Lege Dienstzeiten mit Übergabe fest, bevor Du Namen einträgst.
- Der Wechsel von Spätdienst auf Frühdienst ist ein typischer Verstoß gegen die Ruhezeit.
- Wünsche gehören in eine feste Phase vor dem Planen, nicht in die Wochen danach.
- Ein Plan ist erst fertig, wenn er gegen Ruhezeit, Tageshöchstzeit und Qualifikation geprüft ist.
Was den Dienstplan im Krankenhaus schwierig macht
In einer Praxis endet der Tag am Abend. Auf einer Station endet er nie. Daraus folgen drei Anforderungen, die ein Dienstplan im Krankenhaus gleichzeitig erfüllen muss.
Rund-um-die-Uhr-Betrieb. Früh-, Spät- und Nachtdienst an sieben Tagen, dazu Wochenenden und Feiertage. Jede Lücke ist eine reale Lücke am Patientenbett, keine geschlossene Tür.
Viele Berufsgruppen mit eigenen Regeln. Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte, Funktionsdienste wie OP, Anästhesie oder Radiologie. Für den ärztlichen Dienst gelten oft eigene tarifliche Regeln zu Bereitschaftsdiensten, für die Pflege auf manchen Stationen die Pflegepersonaluntergrenzen.
Gesetzliche Grenzen. Das Arbeitszeitgesetz setzt den Rahmen: werktäglich acht Stunden, verlängerbar auf zehn, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Dazu elf Stunden Ruhezeit nach Arbeitsende. Krankenhäuser dürfen diese Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzen, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 ArbZG). Mehr dazu im Artikel zu Ruhezeiten bei der Arbeit.
Dienstplan erstellen Krankenhaus: die fünf Schritte
Die Reihenfolge ist wichtiger als jedes Werkzeug. Wer mit den Namen anfängt, plant Lücken mit.
Schritt 1: Bedarf je Station und Dienst festlegen
Lege für jede Station fest, wie viele Personen pro Dienst mindestens da sein müssen, getrennt nach Wochentag und Wochenende. Für Stationen mit Pflegepersonaluntergrenzen ist die Untergrenze die unterste Linie, nicht das Ziel. Schreib den Bedarf als Tabelle auf, bevor Du an Personen denkst. Eine Intensivstation, eine Normalstation und die Notaufnahme bekommen jeweils eine eigene Zeile, weil sie sich in Besetzung und Qualifikation unterscheiden.
Schritt 2: Dienstzeiten mit Übergabe definieren
Jeder Dienst braucht feste Zeiten, und zwischen zwei Diensten eine Übergabe. Ein typisches Raster für eine Normalstation:
| Dienst | Zeit | Pause | Arbeitszeit |
|---|---|---|---|
| Frühdienst | 6:00–14:30 | 30 Min. | 8:00 Std. |
| Spätdienst | 13:45–22:00 | 30 Min. | 7:45 Std. |
| Nachtdienst | 21:30–6:30 | 30 Min. | 8:30 Std. |
Die Überlappungen von 45 und 30 Minuten sind die Übergaben. Die Pausen folgen dem Arbeitszeitgesetz: mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit verlangen 30 Minuten, mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Welche Modelle es neben dem klassischen Dreischichtsystem gibt, zeigt der Überblick über Schichtmodelle.
Schritt 3: Stunden und Vollkräfte berechnen
Erst jetzt kommt das Personal. Ein Rechenbeispiel für eine Station, die jeden Tag vier Personen im Früh-, drei im Spät- und zwei im Nachtdienst braucht:
- Frühdienst: 4 Personen × 7 Tage × 8:00 Std. = 224 Std.
- Spätdienst: 3 Personen × 7 Tage × 7:45 Std. = 162,75 Std.
- Nachtdienst: 2 Personen × 7 Tage × 8:30 Std. = 119 Std.
- Zusammen: 505,75 Stunden pro Woche
Bei 38,5 Wochenstunden je Vollkraft sind das 505,75 ÷ 38,5 = 13,1 Vollkräfte, nur um die Dienste zu besetzen. Urlaub, Krankheit und Fortbildung kommen dazu. Rechnest Du dafür einen Zuschlag von 20 Prozent auf, landest Du bei 13,1 × 1,2 = rund 15,8 Vollkräften. Kennst Du stattdessen Deine tatsächliche Ausfallquote, etwa 20 Prozent der Sollzeit, teilst Du durch den verfügbaren Anteil: 13,1 ÷ 0,8 = rund 16,4 Vollkräfte. Hat die Station weniger, weißt Du jetzt schon, wie viele Dienste im Monat offen bleiben werden, und kannst das melden, statt es im Plan zu verstecken.
Schritt 4: Wünsche sammeln, dann Dienste verteilen
Setze eine feste Frist, bis zu der Urlaub, Fortbildungen und Wunschfrei eingetragen sind, zum Beispiel sechs Wochen vor Monatsbeginn. Danach wird geplant, nicht mehr gesammelt. Feste Unverfügbarkeiten, etwa eine Mitarbeiterin, die wegen der Kita nie vor 7 Uhr kann, gehören dauerhaft ins System und nicht jeden Monat neu auf einen Zettel.
Verteile dann zuerst die schwer zu besetzenden Dienste: Nächte, Wochenenden, Feiertage. Erst danach den Rest. Drei Faustregeln helfen:
- Vorwärts rotieren. Früh, dann Spät, dann Nacht. Rückwärts (Spät auf Früh) kostet Ruhezeit.
- Nachtdienste bündeln, aber begrenzen. Drei bis vier Nächte am Stück, danach mindestens zwei freie Tage, sind in vielen Häusern üblich.
- Wochenenden fair zählen. Führe eine Strichliste je Person über das Quartal, nicht nur über den Monat.
Schritt 5: Prüfen und veröffentlichen
Bevor der Plan an das Team geht, prüfst Du jede Person gegen drei Fragen: Hält sie elf Stunden Ruhezeit ein? Überschreitet ein Tag zehn Stunden, und bleibt der Durchschnitt im Ausgleichszeitraum bei acht? Hat sie die Qualifikation, die der Dienst verlangt, etwa eine Fachweiterbildung Intensiv auf der ITS? Erst dann wird veröffentlicht, und zwar mit festem Vorlauf. Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen schreiben vor, wie früh der Plan stehen muss.
Von Hand ist diese Prüfung bei 16 Vollkräften und rund 63 Diensten pro Woche mühsam und fehleranfällig. Eine Software kann sie beim Zuweisen übernehmen und meldet Verstöße gegen die hinterlegten Regeln an der betroffenen Schicht:
Hohe Qualität beginnt mit Deiner Organisation
Befreit euch von alten Tabellen und manuellen Prozessen.
Die häufigsten Fehler beim Dienstplan im Krankenhaus
Der Spät-Früh-Wechsel. Spätdienst bis 22:00, am nächsten Morgen Frühdienst ab 6:00: das sind acht Stunden Ruhezeit. Selbst die Krankenhaus-Ausnahme mit zehn Stunden ist damit unterschritten. Im Raster aus Schritt 2 heißt das: nach einem Spätdienst folgt am nächsten Tag frühestens wieder ein Spät- oder ein Nachtdienst.
Planen mit Namen statt mit Bedarf. Wer Schritt 1 überspringt, merkt erst im fertigen Plan, dass am Sonntag im Nachtdienst eine Person fehlt.
Wünsche nach dem Veröffentlichen. Jede Änderung nach der Veröffentlichung zieht eine zweite nach sich, weil der Tausch wieder die Ruhezeit von jemandem trifft.
Qualifikation als Erfahrungswissen. Wer auf der Intensivstation oder im Schockraum eingesetzt werden darf, steht oft nirgends geschrieben. Ist die Person im Urlaub, die das weiß, plant die Vertretung im Blindflug.
Mehrere Versionen. Der ausgedruckte Plan im Stationszimmer, die Excel-Datei im Laufwerk und das Handyfoto in der Gruppe zeigen drei verschiedene Stände. Es muss genau einen geben.
Dienstplan für Ärztinnen und Ärzte im Krankenhaus
Im ärztlichen Dienst kommen zu den Regeln oben Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaften. Bereitschaftsdienst zählt im Sinne des Arbeitszeitgesetzes voll als Arbeitszeit, bei Rufbereitschaft nur die Zeit, in der Du tatsächlich gerufen wirst. Längere Dienste erlaubt das Gesetz nur, wenn ein Tarifvertrag oder auf seiner Grundlage eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung das zulässt (§ 7 ArbZG). Welche Grenzen genau gelten, hängt deshalb vom Tarifvertrag Deines Hauses ab, etwa den Tarifverträgen für Ärztinnen und Ärzte an kommunalen oder universitären Kliniken. Prüfe vor dem Planen, welche Höchstgrenzen dort für Dienste am Stück, Bereitschaftsdienste pro Monat und Ausgleichszeiten stehen, und hinterlege sie als feste Regeln.
Für den ärztlichen Dienst bewährt sich ein zweistufiger Plan: zuerst die Dienste (Nacht, Wochenende, Bereitschaft) für den ganzen Monat, dann die Regelarbeitszeit im Tagdienst drumherum. So landen die belastenden Dienste nicht zufällig bei denselben Personen, und die Strichliste aus Schritt 4 gilt für Ärztinnen und Ärzte genauso wie für die Pflege.
Excel-Vorlage oder Software?
Für eine einzelne Station mit festem Team reicht für den Anfang eine Tabelle. Unsere Schichtplan-Vorlage für das Krankenhaus bildet das Dreischichtsystem ab und lässt sich direkt herunterladen.
Sobald mehrere Stationen, Ersatzsuche bei Krankheit oder die Prüfung der Ruhezeit dazukommen, lohnt sich eine Software, die diese Regeln beim Zuweisen prüft statt hinterher. Was eine Dienstplan Software für das Krankenhaus können sollte und wie medishift Stationen, Regeln und Qualifikationen abbildet, steht auf der eigenen Seite dazu. Einen Überblick über Dienstplan-Software allgemein findest Du im Themenbereich Dienstplan-Software, die Preise unter medishift Preise.
Häufige Fragen: Dienstplan erstellen Krankenhaus
Fazit
Ein guter Dienstplan im Krankenhaus entsteht in einer festen Reihenfolge: Bedarf, Dienstzeiten, Stunden, Wünsche und Verteilung, Prüfung. Wer diese Reihenfolge einhält und die Ruhezeit vor dem Veröffentlichen prüft, vermeidet die meisten Tauschwünsche und Verstöße, bevor sie entstehen. Rechne den Bedarf Deiner Station einmal mit dem Beispiel oben durch. Die Zahl der fehlenden Vollkräfte ist oft das stärkste Argument im nächsten Personalgespräch.
