Arbeitszeitrecht in der Dienstplanung

Das Arbeitszeitgesetz liegt in den meisten Arztpraxen ungelesen im Schrank, bis der erste Dienstplan an einer Grenze reißt, die niemand auf dem Zettel hatte. Meist ist es nicht die Wochenarbeitszeit, über die alle reden, sondern die Ruhezeit zwischen zwei Diensten oder die zweite Pausengrenze, die nach sechs Stunden am Stück greift. Dieser Leitfaden sortiert das Arbeitszeitrecht so, wie es beim Planen tatsächlich gebraucht wird: welche Grenze wann greift, welche Zahl wie zustande kommt und wo Praxis, ambulanter Dienst und Klinik jeweils anders behandelt werden.

Was ist Arbeitszeitrecht?

Arbeitszeitrecht ist die Summe der Regeln darüber, wann und wie lange gearbeitet werden darf. Den Kern bildet das Arbeitszeitgesetz, das aus dem Arbeitsschutz stammt und deshalb keine Vergütungsfragen regelt. Es legt Höchstgrenzen fest, keine Ansprüche auf Geld. Wer im Gesetz nach dem Sonntagszuschlag sucht, findet ihn dort nicht.

Über dem Arbeitszeitgesetz liegt europäisches Recht, unter ihm liegen Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge. Diese Ebenen dürfen für Beschäftigte günstiger sein, in engen Grenzen über Öffnungsklauseln auch ungünstiger. Für Medizinische Fachangestellte kann ein Manteltarifvertrag gelten, in Kliniken oft ein Haus- oder Flächentarif. Deshalb beginnt jede Prüfung mit derselben Frage: Welche Ebene gilt hier überhaupt?

Praktisch zerfällt das Arbeitszeitrecht in fünf Größen, die ein Dienstplan gleichzeitig einhalten muss [5]. Die tägliche Höchstarbeitszeit, die Ruhepause innerhalb des Tages, die Ruhezeit zwischen zwei Tagen, die Sonn- und Feiertagsruhe und die Aufzeichnung dessen, was tatsächlich passiert ist. Vier davon lassen sich planen. Die fünfte lässt sich nur dokumentieren.

Ein zweiter Unterschied ist für die Planung wichtiger als jede Paragrafenkenntnis: Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist nicht dasselbe wie vergütungspflichtige Zeit. Beides fällt oft zusammen, aber nicht immer. Der Umkleidevorgang, die Fahrt zwischen zwei Einsätzen, der Bereitschaftsdienst: In jedem dieser Fälle lohnt es sich, die beiden Fragen getrennt zu stellen.

Höchstarbeitszeit: acht Stunden, zehn Stunden und der Ausgleich

Die werktägliche Arbeitszeit beträgt höchstens acht Stunden. Sie darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden [1]. Werktage sind dabei Montag bis Samstag, nicht Montag bis Freitag. Das Gesetz rechnet also mit sechs Werktagen je Woche, auch wenn samstags niemand arbeitet.

Daraus ergibt sich die Zahl, die viele überrascht: Sechs Werktage mal acht Stunden sind 48 Stunden. Das ist die durchschnittliche Wochenhöchstarbeitszeit. In einzelnen Wochen sind bis zu 60 Stunden zulässig, sofern der Ausgleichszeitraum eingehalten wird.

Überstunden begrenzt das Gesetz nicht als eigene Größe. Es begrenzt den Tag. Wer nach einer Zahl für zulässige Überstunden sucht, sucht deshalb an der falschen Stelle: Entscheidend ist, ob die Tagesgrenze eingehalten und der Durchschnitt gewahrt wird. Ob Überstunden überhaupt angeordnet werden dürfen und wie sie abgegolten werden, steht im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag, nicht im Arbeitszeitgesetz.

Warum diese Grenzen so und nicht anders liegen, ist arbeitswissenschaftlich begründet: Das Unfallrisiko steigt mit der Schichtlänge überproportional, und Erholung lässt sich nicht beliebig aufschieben [4]. Wer die Zehn-Stunden-Ausnahme zur Regel macht, nutzt einen Spielraum, der als Ausnahme gedacht war.

Für Jugendliche gilt ein eigenes Gesetz mit engeren Grenzen [3]. Wer Auszubildende unter 18 Jahren beschäftigt, plant nach anderen Zahlen und sollte sie getrennt hinterlegen, statt sie im allgemeinen Schema mitlaufen zu lassen.

Pausen: die Tabelle, nach der geplant wird

Die Ruhepause richtet sich allein nach der Länge der Arbeitszeit an diesem Tag [1]:

Arbeitszeit am Tag	Gesetzliche Ruhepause [1]
bis 6 Stunden	keine
mehr als 6 bis zu 9 Stunden	30 Minuten [1]
mehr als 9 Stunden	45 Minuten [1]

Drei Dinge stehen nicht in der Tabelle und entscheiden trotzdem den Alltag.

Erstens darf die Pause in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten geteilt werden. Zweimal 15 Minuten erfüllen die 30-Minuten-Pflicht, dreimal 10 Minuten nicht. Zweitens gilt eine zweite, unabhängige Grenze: Länger als sechs Stunden hintereinander darf niemand ohne Ruhepause arbeiten. Eine Schicht von 7:00 bis 14:00 mit der Pause am Ende erfüllt die Tabelle, verstößt aber gegen diese Grenze: 6:30 am Stück ohne Unterbrechung. Drittens ist die Pause keine Arbeitszeit und im Regelfall nicht zu vergüten. Sie muss im Voraus feststehen oder zumindest im Rahmen eines festgelegten Zeitraums frei wählbar sein. Eine Pause, die man nimmt, wenn gerade niemand klingelt, ist keine.

Rechnen lohnt sich, weil die Tabelle an einer Grenze operiert, die schnell überschritten wird. Eine Schicht von 7:00 bis 15:40 abzüglich 30 Minuten Pause ergibt 8:10 Arbeitszeit. Damit liegt sie über acht Stunden und braucht den Ausgleich innerhalb von 24 Wochen. Eine Schicht von 8:00 bis 18:30 abzüglich 45 Minuten ergibt 9:45. Sie bleibt unter zehn Stunden, verlangt aber bereits die längere Pause, weil sie über neun Stunden liegt.

Die Raucherpause fällt aus der Systematik heraus, weil das Gesetz sie nicht kennt. Wer den Arbeitsplatz verlässt, unterbricht die Arbeitszeit. Sie ist damit weder Arbeitszeit noch vergütungspflichtig, aber selbstverständlich zulässig, wenn der Betrieb sie erlaubt. Sauber ist es, sie als Teil der ohnehin fälligen Ruhepause zu behandeln.

Ruhezeit zwischen zwei Diensten

Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit steht eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu [1]. Das ist die Grenze, die in der Dienstplanung am häufigsten reißt, und zwar aus einem einfachen Grund: Sie lässt sich nicht an einer einzelnen Schicht ablesen. Sie entsteht erst aus der Kombination von Spätdienst und Frühdienst am Folgetag.

Für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen sieht das Gesetz eine Ausnahme vor. Dort darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch die Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Wichtig ist das Wort jede: Der Ausgleich ist keine Gesamtrechnung, sondern folgt jeder einzelnen Verkürzung.

Für die Arztpraxis liegt die Falle im geteilten Dienst. Wer von 8:00 bis 12:00 und von 15:00 bis 19:00 arbeitet, hat acht Stunden Arbeitszeit, aber ein Arbeitszeitfenster von elf Stunden. Der Folgetag darf dann frühestens um 6:00 beginnen. Beginnt die Praxis um 7:30, ist alles in Ordnung; beginnt sie um 5:30, nicht. Diese Rechnung macht kein Wochenblatt von selbst, und genau deshalb ist sie ein guter Kandidat für eine hinterlegte Regel.

Sonntag, Feiertag, Nacht: Was Pflicht ist und was Zuschlag heißt

An Sonn- und gesetzlichen Feiertagen dürfen Beschäftigte von 0 bis 24 Uhr grundsätzlich nicht arbeiten. Das Gesetz nennt dann Ausnahmen, und die Gesundheitsversorgung gehört ausdrücklich dazu: Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen sowie Not- und Rettungsdienste sind ausgenommen [1]. Eine Arztpraxis mit Notdienst fällt in dieselbe Logik.

Die Ausnahme ist allerdings an Gegenleistungen geknüpft. Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben. Für Sonntagsarbeit ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, für Feiertagsarbeit innerhalb von acht Wochen. Diese Fristen laufen still mit und werden im Alltag seltener geprüft als die Wochenstunden.

Beim Geld wird es unübersichtlich, weil zwei Rechtsgebiete durcheinandergehen. Das Arbeitszeitgesetz kennt einen Zuschlagsanspruch ausschließlich für Nachtarbeit, und selbst dort wahlweise als angemessene Zahl bezahlter freier Tage. Ein gesetzlicher Anspruch auf Sonntags- oder Feiertagszuschlag existiert nicht. Er entsteht aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag.

Was das Steuerrecht regelt, ist etwas anderes: bis zu welcher Höhe ein vereinbarter Zuschlag steuerfrei bleibt [2]. Die Sätze beziehen sich auf den Grundlohn, der dafür höchstens 50 Euro je Stunde betragen darf:

Zeit	Steuerfreier Höchstsatz
Nachtarbeit 20:00 bis 6:00	25 Prozent
Nachtarbeit 0:00 bis 4:00 bei Beginn vor 0:00	40 Prozent
Sonntagsarbeit	50 Prozent
Feiertagsarbeit und 31.12. ab 14:00	125 Prozent
24.12. ab 14:00, 25. und 26.12., 1. Mai	150 Prozent

Eine zweite Grenze wird dabei oft übersehen, und sie liegt niedriger. Beitragsfrei in der Sozialversicherung bleibt der Zuschlag nur, soweit er auf einen Grundlohn von höchstens 25 Euro je Stunde entfällt [10]; steuerfrei bleibt er bis 50 Euro. Liegt der Grundlohn dazwischen, wird nicht der ganze Zuschlag beitragspflichtig, sondern der Anteil, der auf den übersteigenden Teil entfällt. Er ist dann steuerfrei und trotzdem verbeitragt.

Der Satz sagt nichts darüber, ob ein Zuschlag gezahlt werden muss. Er sagt nur, was von einem gezahlten Zuschlag steuerfrei bleibt. Diese Unterscheidung ist der häufigste Irrtum im ganzen Themenfeld.

Arbeitstage und Monatsstunden: die Zahlen hinter dem Soll

Viele Fragen im Arbeitszeitrecht sind in Wahrheit Rechenfragen. Sie lassen sich einmal klären und danach nachschlagen.

Ein Jahr hat 365 Tage, also 52 Wochen plus einen Tag. Deshalb kommt genau ein Wochentag 53 Mal vor. Bei einer Fünf-Tage-Woche ergeben sich für 2026 und für 2027 jeweils 261 Werktage von Montag bis Freitag. Geteilt durch zwölf sind das 21,75 Arbeitstage im Monat. Wer 30 Urlaubstage hat, kommt auf 231 tatsächliche Arbeitstage. Gesetzliche Feiertage sind in diesen 261 Tagen noch enthalten und je nach Bundesland zusätzlich abzuziehen.

Für die Umrechnung von Wochen- auf Monatsstunden gibt es zwei gebräuchliche Faktoren. Genau ist 52,18 Wochen geteilt durch 12 Monate, also 4,348. Verbreitet ist außerdem der Faktor aus 13 Wochen je Quartal, also 13 geteilt durch 3 Monate. Er wird oft als 4,33 geschrieben, gerechnet wird aber mit 4,3333; die verkürzte Schreibweise ergäbe bei 40 Stunden 173,2 statt 173,3:

Wochenstunden	mal 13/3 (4,3333)	mal 52,18/12 (4,348)
30 Stunden	130,0	130,4
35 Stunden	151,7	152,2
38,5 Stunden	166,8	167,4
40 Stunden	173,3	173,9

Diese Zahlen folgen keiner Norm, sondern der Kalenderarithmetik; das Arbeitszeitgesetz begrenzt den Tag, nicht den Monat [1]. Beide Werte sind üblich. Entscheidend ist weniger, welcher gewählt wird, als dass im Betrieb konsequent derselbe gilt. Ein Überstundenkonto, das mit 13/3 rechnet, und eine Lohnabrechnung, die mit 52,18/12 rechnet, produzieren jeden Monat eine kleine Differenz, die niemand erklären kann. Die Herleitung im Einzelnen steht im Beitrag Wie viel Stunden hat ein Monat.

Aufzeichnungspflicht: Was das Gesetz verlangt und was das Bundesarbeitsgericht ergänzt

Hier liegen drei Pflichten übereinander, die regelmäßig verwechselt werden.

Das Arbeitszeitgesetz selbst verlangt eine Aufzeichnung nur für die Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, sowie für Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren [1]. Das ist deutlich weniger, als der verbreitete Satz von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nahelegt.

Die umfassende Pflicht kommt aus einer anderen Richtung. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber schon nach dem Arbeitsschutzgesetz ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen müssen [6]. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße und unabhängig davon, ob eine Neufassung des Arbeitszeitgesetzes in Kraft ist. Grundlage ist die europäische Rechtsprechung, nach der ein objektives, verlässliches und zugängliches System verlangt wird.

Die dritte Pflicht trifft eine Gruppe, die im allgemeinen Schema untergeht: die geringfügig Beschäftigte an der Anmeldung. Für Minijobs verlangt das Mindestlohngesetz eine eigene Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag [9]. Sie steht neben den beiden anderen: enger im Anwendungsbereich, strenger in der Form, weil sie als einzige eine Frist nennt. Wer die Stunden der Aushilfe am Monatsende sammelt, erfüllt sie nicht, auch wenn die Zahl am Ende stimmt.

Für die Praxis heißt das: Die Pflicht besteht, die Form ist offen. Papier und Tabelle sind nicht verboten. Was zählt, ist, dass Beginn, Ende und Dauer verlässlich dokumentiert sind und nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, weil sie eine Aussage über die Lage der Arbeitszeit ist und keine über ihre Dokumentation.

Verstöße gegen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Das praktische Risiko liegt oft woanders: Ohne belastbare Aufzeichnungen wird es im Streit über geleistete Überstunden schwer, die eigene Darstellung zu belegen. Der Vorwurf des Arbeitszeitbetrugs trifft im Übrigen beide Richtungen. Er setzt Vorsatz voraus, und genau deshalb ist eine saubere Dokumentation nicht nur eine Pflicht, sondern der beste Schutz für alle Beteiligten.

Was in der Arztpraxis anders ist

Die Sprechstundenzeiten geben den Takt vor, und sie sind selten arbeitszeitfreundlich. Zwei Muster tauchen fast überall auf.

Das erste ist der geteilte Dienst mit einer Lücke am Mittag. Sie ist keine Ruhezeit, sondern eine Unterbrechung der Arbeitszeit, und sie zieht das Arbeitszeitfenster in die Länge. Wer sie als Pause behandelt, macht nichts falsch, solange sie wirklich frei ist und die Beschäftigten nicht auf Abruf bleiben. Sitzt eine Medizinische Fachangestellte in der Lücke am Telefon, ist es keine Pause.

Das zweite ist das unpünktliche Ende. Die letzte Patientin braucht länger, danach folgen Dokumentation und Aufräumen. Diese Minuten sind Arbeitszeit, und sie sind der Grund, warum Plan und Wirklichkeit auseinanderfallen. Eine Schicht, die auf dem Papier bei 8:00 endet, endet real oft bei 8:20. Über einen Monat sind das mehrere Stunden, die entweder erfasst werden oder verschwinden.

Für Medizinische Fachangestellte kommt eine tarifliche Ebene hinzu. Ein Manteltarifvertrag kann eine kürzere Wochenarbeitszeit als 40 Stunden vorsehen und eigene Regeln zu Zuschlägen und Ausgleich enthalten. Ob er im konkreten Fall gilt, hängt an der Tarifbindung oder an einer Bezugnahme im Arbeitsvertrag. Diese Prüfung gehört an den Anfang, nicht ans Ende.

Pflegedienst und Krankenhaus: Bereitschaft, Ruhezeit, Ausnahmen

In der Klinik entscheidet eine einzige Unterscheidung über die halbe Dienstplanung: Bereitschaftsdienst oder Rufbereitschaft.

Bereitschaftsdienst leistet, wer sich an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort aufhalten muss, um bei Bedarf sofort tätig zu werden. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass diese Zeit in vollem Umfang Arbeitszeit ist, auch die Stunden ohne einen einzigen Einsatz [7]. Für die Höchstarbeitszeit zählt sie also mit.

Rufbereitschaft leistet, wer erreichbar sein muss, den Aufenthaltsort aber frei wählt. Sie ist keine Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Der tatsächliche Einsatz aus der Rufbereitschaft heraus ist es sehr wohl, und er unterbricht die Ruhezeit. Ein Einsatz um 2:00 Uhr nachts setzt die elf Stunden neu an, wenn der Betrieb keine tarifliche Sonderregelung hat.

Dazu kommen die Öffnungsklauseln. Tarifverträge dürfen in Bereichen mit regelmäßiger Arbeitsbereitschaft weitergehende Verlängerungen der Arbeitszeit zulassen, teils ohne Ausgleich, wenn Gesundheitsschutz durch andere Maßnahmen sichergestellt ist. Ohne Tarifbindung stehen diese Wege nicht offen. Wer in der Klinik plant, muss deshalb wissen, welcher Tarif gilt, bevor er das Gesetz aufschlägt.

Im ambulanten Pflegedienst verschiebt sich das Problem auf die Fahrzeit. Fahrten zwischen zwei Einsätzen sind Arbeitszeit. Für die Fahrt von zu Hause zum ersten Einsatz und für die Rückfahrt vom letzten hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass sie bei Beschäftigten ohne festen Arbeitsort zur Arbeitszeit zählen [8]. Das ist eine Aussage über das Arbeitszeitrecht, nicht über die Vergütung; die richtet sich weiter nach Vertrag und Tarif. Bei geteilten Touren wird zudem die Sechs-Stunden-Grenze zum Thema, weil eine durchlaufende Tour keine Pause kennt, wenn niemand sie geplant hat.

Arbeitszeitkonto, Vertrauensarbeitszeit und Minusstunden

Zwischen dem starren Plan und der freien Einteilung liegt eine Zone, in der das Arbeitszeitrecht wenig sagt und der Vertrag viel. Wer sie nicht regelt, streitet später über Salden.

Vertrauensarbeitszeit heißt, dass Beschäftigte über die Lage ihrer Arbeitszeit selbst entscheiden; der Umfang bleibt vereinbart. Sie bleibt zulässig, ohne Aufzeichnung allerdings nicht. Wie sich beides verträgt, steht ausführlich im Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung.

Das Arbeitszeitkonto ist das Gefäß, in dem die Differenz zwischen Soll und Ist geführt wird. Es ergibt sich nicht aus dem Gesetz, sondern aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag. Dort steht auch, was das Arbeitszeitrecht offenlässt: bis zu welcher Höhe das Konto ins Plus und ins Minus laufen darf, in welchem Zeitraum ausgeglichen wird, ob Stunden verfallen und was beim Ausscheiden geschieht.

Minusstunden sind der Punkt, an dem am häufigsten falsch gerechnet wird. Sie entstehen, wenn Beschäftigte weniger arbeiten, als vereinbart war, und sie über die Lage ihrer Arbeitszeit mitbestimmen konnten. Sie entstehen nicht, wenn der Betrieb keine Arbeit anbietet. Fällt die Sprechstunde aus, weil die Ärztin krank ist, trägt der Arbeitgeber das Betriebsrisiko und schuldet die vereinbarte Vergütung. Ein Minus einzutragen, weil eine Woche schwach ausgelastet war, verlagert dieses Risiko auf das Team, und das trägt arbeitsrechtlich nicht.

Praktisch lohnt sich deshalb eine klare Trennung im System. Ein Startguthaben beim Einrichten des Kontos, danach ein Saldo, der sich aus veröffentlichten Schichten, Abwesenheiten mit der Kennzeichnung als Arbeitszeit und Feiertagen an Arbeitstagen speist. Manuelle Anpassungen bleiben möglich, für Auszahlungen und Korrekturen, sind aber als solche erkennbar. Genau diese Erkennbarkeit ist es, die ein Konto im Streitfall trägt.

Häufige Stolperfallen

Sechs Fehler tauchen im Arbeitszeitrecht immer wieder auf, und keiner davon ist exotisch.

Die Ruhezeit wird an der einzelnen Schicht geprüft. Sie entsteht aber zwischen zwei Schichten und wird deshalb erst sichtbar, wenn man beide nebeneinanderlegt. Über einen Wochenwechsel hinweg fällt sie am häufigsten durch.

Die Pause wird aus dem Soll gerechnet, nicht aus der Anwesenheit. Wer von 7:00 bis 15:40 anwesend ist, hat 8:40 Anwesenheit und 8:10 Arbeitszeit. Das Soll von acht Stunden ist damit erfüllt, die Acht-Stunden-Grenze aber überschritten.

Der Durchschnitt wird als Wochenrechnung geführt. Der Ausgleichszeitraum beträgt sechs Kalendermonate oder 24 Wochen, nicht eine Woche und nicht einen Monat. Wer ihn kürzer ansetzt, verbietet sich Spielräume, die das Gesetz einräumt.

Der Zuschlag wird für einen Anspruch gehalten. Steuerfreiheit und Anspruch sind zwei Fragen. Wer sie vermischt, verspricht dem Team etwas, das im Arbeitsvertrag nicht steht.

Der Ersatzruhetag wird vergessen. Zwei Wochen nach Sonntagsarbeit, acht Wochen nach Feiertagsarbeit. Diese Fristen laufen leise und werden fast nie im Wochenblatt sichtbar.

Minusstunden werden angeordnet, wenn Arbeit ausfällt. Fällt die Sprechstunde aus, trägt der Betrieb das Risiko. Minusstunden gehören in ein vereinbartes Arbeitszeitkonto, nicht in die Reaktion auf eine leere Woche.

Vom Gesetz in den Dienstplan

Das Arbeitszeitrecht ist an dieser Stelle unspektakulär: Die Grenzen sind bekannt, sobald man sie einmal aufgeschrieben hat. Schwierig ist nicht das Wissen, sondern die Anwendung auf jede einzelne Zuweisung in einem Plan mit zwanzig Personen und vier Schichttypen.

Genau dafür gibt es in Medishift Planungsregeln, die pro Standort hinterlegt und einzeln an- und ausgeschaltet werden. Drei davon bilden die harten Grenzen des Arbeitszeitrechts ab: eine Mindest-Ruhezeit zwischen Schichten, eine maximale Zahl von Arbeitsstunden pro Tag und eine maximale Zahl aufeinanderfolgender Arbeitstage. Sie sind Warnungen und keine Sperren, was in der Praxis richtig ist: Es gibt Fälle, in denen eine Ausnahme bewusst gewählt wird. Sichtbar muss sie trotzdem sein.

Die Pausenlänge steht direkt an der Schicht und wird von den Sollstunden abgezogen, statt am Monatsende von Hand nachgerechnet zu werden. Das Überstundenkonto bildet den Saldo aus tatsächlichen Stunden gegen Sollstunden ab, wobei Feiertage an Arbeitstagen automatisch als Sollstunden gutgeschrieben werden. Und die Zeiterfassung, ab Premium enthalten, liefert die zweite Zahl, ohne die der Plan allein wenig sagt: was wirklich passiert ist.

Neben dem Regelformular lassen sich Regeln in normalem Deutsch beschreiben, auch solche, die im Formular gar nicht vorgesehen sind; das gehört ebenfalls zum Premium-Umfang. Kira legt sie an, prüft den bestehenden Plan laufend dagegen und meldet, was ihnen widerspricht. Das ersetzt keine arbeitsrechtliche Prüfung. Es sorgt dafür, dass eine Regel, die einmal vereinbart wurde, nicht mehr davon abhängt, ob die planende Person sie an diesem Dienstag im Kopf hat.

Zusammenfassung

Das Arbeitszeitrecht ist Arbeitsschutzrecht: Es zieht Höchstgrenzen und regelt kein Geld. Acht Stunden werktäglich, ausnahmsweise zehn mit Ausgleich über 24 Wochen [1]. 30 Minuten Pause über sechs Stunden, 45 Minuten über neun, und nie mehr als sechs Stunden am Stück ohne Pause [1]. Elf Stunden Ruhezeit, in Klinik und Pflege zehn mit Ausgleich auf zwölf. Sonn- und Feiertagsruhe mit Ausnahmen für die Gesundheitsversorgung, dafür Ersatzruhetage und mindestens 15 freie Sonntage.

Zuschläge kommen aus dem Vertrag, nicht aus dem Gesetz. Nur die Nachtarbeit kennt einen gesetzlichen Ausgleichsanspruch, wahlweise als freie Tage. Das Steuerrecht sagt lediglich, wie viel von einem vereinbarten Zuschlag steuerfrei bleibt.

Und die Aufzeichnung: Das Arbeitszeitgesetz verlangt sie für die Zeit über acht Stunden und für Sonn- und Feiertagsarbeit. Die umfassende Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz und der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2022. Für geringfügig Beschäftigte kommt die Sieben-Tage-Frist des Mindestlohngesetzes hinzu. Alle drei zusammen ergeben eine einfache Faustregel: Plane gegen die Grenzen, dokumentiere die Wirklichkeit, und sieh dir monatlich an, wo beides auseinanderläuft.

Dieser Leitfaden ordnet die Regeln für die Planung ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Wo ein Tarifvertrag gilt, eine Aufsichtsbehörde nachfragt oder ein Streitfall ansteht, gehört der Einzelfall geprüft.