Urlaubsplanung

Arbeitsrecht

Praxismanagement

MFA

14.9.2026

13 Min. Lesezeit

von

Max

Urlaubsrechner: Urlaubstage richtig berechnen

Urlaubsrechner für die Praxis: die Formel für Teilzeit und Minijob, wann bei unterjährigem Eintritt gezwölftelt wird und wann nicht, ein sechsköpfiges Praxisteam komplett durchgerechnet und die vier Fehler, an denen Urlaubsrechnungen am häufigsten scheitern.

Ein Urlaubsrechner beantwortet eine einzige Frage: Wie viele Urlaubstage stehen dieser einen Person in diesem einen Jahr zu? Bei einer Vollzeitkraft, die seit Jahren da ist, rechnest Du das im Kopf. Bei der MFA, die dienstags, mittwochs und freitags kommt, bei der Aushilfe am Empfang mit zwei Tagen in der Woche und bei der Kollegin, die am 15. April angefangen hat, wird daraus eine Rechnung mit drei Variablen. Genau dort entstehen die Differenzen, über die im Dezember diskutiert wird. Dieser Artikel zeigt Dir die eine Formel dahinter, rechnet sie an einem sechsköpfigen Praxisteam durch, belegt jede Regel mit ihrer Fundstelle und benennt die vier Fehler, an denen die meisten Rechnungen scheitern.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der gesetzliche Mindesturlaub sind 24 Werktage im Jahr (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Maßstab ist die Sechs-Tage-Woche, denn Werktage sind alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen (Absatz 2).
• Die Formel lautet immer gleich: Jahresurlaub geteilt durch die Arbeitstage einer vollen Woche, mal die eigenen Arbeitstage pro Woche.
• Urlaubsrechner Eintrittsdatum: Wer bis zum 1. Juli anfängt, erfüllt die sechsmonatige Wartezeit (§ 4 BUrlG) noch im selben Kalenderjahr. Wer später anfängt, bekommt für dieses Jahr ein Zwölftel je vollem Monat (§ 5 Abs. 1 BUrlG).
• Minijob Urlaubsrechner: Entgelt und Wochenstunden ändern am Anspruch nichts, gezählt werden die Arbeitstage pro Woche.
• Urlaubsrechner Tage mit Nachkommastelle sind kein Rechenfehler. Bruchteile ab einem halben Tag werden aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG), angewandt wird das nur auf die Zwölftelung nach Absatz 1. Für die Teilzeit-Umrechnung gilt es nicht, und der Wortlaut kennt nur das Aufrunden.
• Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist die Ausnahme und endet am 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Verfallen kann er aber nur nach vorheriger Aufforderung zur Urlaubsnahme und einem Hinweis auf den Verfall (BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15).

Was ein Urlaubsrechner wirklich rechnet

Der gesetzliche Mindesturlaub steht in einem Satz: „Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage" (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Der zweite Absatz erklärt, was ein Werktag ist: jeder Kalendertag, der kein Sonntag und kein gesetzlicher Feiertag ist. Der Samstag zählt also mit, auch wenn in Deiner Praxis samstags niemand die Anmeldung besetzt. Das Gesetz rechnet mit einer Sechs-Tage-Woche.

Deshalb sind 24 Werktage nicht 24 freie Arbeitstage, sondern vier Wochen. Wer an fünf Tagen arbeitet, hat vier mal fünf gleich 20 Arbeitstage frei. Wer an drei Tagen arbeitet, hat vier mal drei gleich 12. Die Urlaubsdauer in Wochen ist für alle dieselbe, nur die Zahl der Tage ändert sich. Daraus folgt die eine Formel, die hinter jeder dieser Rechnungen steckt:

Urlaubstage = Jahresurlaub ÷ Arbeitstage einer vollen Woche × eigene Arbeitstage pro Woche

Für den gesetzlichen Sockel setzt Du 24 und 6 ein. Sieht der Arbeitsvertrag mehr vor, etwa 28 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche, setzt Du 28 und 5 ein. Mehr als das Gesetz darf im Vertrag stehen, weniger nicht: In § 3 Abs. 1 BUrlG steht „mindestens".

So rechnest Du in vier Schritten

1. Hol den Jahresurlaub einer Vollzeitstelle aus dem Arbeitsvertrag. Steht dort nichts, sind es 24 Werktage.
2. Zähl, an wie vielen Tagen die Person in einer normalen Woche arbeitet. Die Stunden je Tag interessieren an dieser Stelle nicht.
3. Teile und multipliziere.
4. Behandle die Bruchteile (dazu weiter unten mehr) und halte das Ergebnis dort fest, wo später gebucht wird.

Ein Praxisteam, komplett durchgerechnet

Das Rechenbeispiel dieses Artikels, keine Branchenstatistik: eine Praxis mit sechs Beschäftigten. Links steht, an wie vielen Tagen die Woche gearbeitet wird, rechts, was die Formel daraus macht.

Zwei Zeilen lohnen den zweiten Blick. Die Reinigungskraft arbeitet an drei Tagen je zwei Stunden, also sechs Stunden in der Woche. Trotzdem steht sie in derselben Zeile wie die MFA mit drei vollen Tagen, denn gezählt werden Tage, nicht Stunden. Und die Empfangskraft im Minijob hat mit acht gesetzlichen Tagen exakt so viel Urlaub wie jede andere Kraft mit zwei Arbeitstagen pro Woche.

Nicht in der Tabelle stehen Auszubildende unter 18. Für Jugendliche gilt eine eigene Vorschrift: mindestens 30 Werktage, wenn sie zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 sind, 27 Werktage, wenn sie noch nicht 17 sind, und 25 Werktage, wenn sie noch nicht 18 sind (§ 19 Abs. 2 JArbSchG). Umgerechnet auf eine Fünf-Tage-Woche sind 25 Werktage 20,83 Arbeitstage. Ein Azubi, der zu Jahresbeginn 17 war, hat also schon gesetzlich etwas mehr als die volljährige Kollegin nebenan. Die übrigen Regeln des Bundesurlaubsgesetzes, also auch Wartezeit und Zwölftelung, gelten dabei entsprechend (§ 19 Abs. 4 JArbSchG).

Urlaubsrechner Eintrittsdatum: der 1. Juli ist die Grenze

Die Frage hinter Urlaubsrechner Eintrittsdatum ist in Wahrheit eine Frage nach der Wartezeit. § 4 BUrlG besteht aus einem Satz: „Der volle Urlaubsanspruch wird erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben." Sechs Monate, gerechnet ab dem ersten Tag des Arbeitsverhältnisses.

Was in der Zwischenzeit gilt, regelt § 5 Abs. 1 BUrlG. Ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Monat bekommt, wer

• die Wartezeit im laufenden Kalenderjahr nicht mehr erfüllt (Buchstabe a),
• vor erfüllter Wartezeit wieder ausscheidet (Buchstabe b),
• nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte des Kalenderjahres ausscheidet (Buchstabe c).

Es reicht deshalb nicht, in einen Urlaubsrechner Eintrittsdatum und Jahresurlaub zu tippen. Das Ergebnis hängt daran, ob die sechs Monate noch in dasselbe Kalenderjahr fallen.

Eintritt am 15. April: voller Anspruch

Die neue MFA fängt am 15. April an. Sechs Monate später ist der 14. Oktober, und der liegt im selben Kalenderjahr. Buchstabe a greift damit nicht, und so erwirbt sie für dieses Jahr den vollen gesetzlichen Anspruch, bei fünf Arbeitstagen also 20 Tage. Nicht acht Zwölftel davon, sondern 20.

Das überrascht viele, und deshalb enthalten Arbeitsverträge im Eintrittsjahr mitunter ausdrücklich eine Zwölftelung des ganzen Anspruchs. Vom 15. April bis Jahresende sind es acht volle Monate, aus 28 Vertragstagen würden so 28 ÷ 12 × 8 = 18,67 Tage. Das liegt unter den 20 gesetzlichen Tagen, und so weit trägt keine Vertragsklausel: Es bleibt bei 20. Ob Dein Vertrag eine solche Klausel enthält, steht im Vertrag.

Eintritt am 1. September: ein Zwölftel je vollem Monat

Fängt dieselbe MFA erst am 1. September an, endet die Wartezeit am 28. oder 29. Februar des Folgejahres. Für das Eintrittsjahr greift damit Buchstabe a. September bis Dezember sind vier volle Monate:

• Gesetzlich: 20 ÷ 12 × 4 = 6,67 Tage
• Bei 28 Vertragstagen: 28 ÷ 12 × 4 = 9,33 Tage

Was mit den Nachkommastellen passiert, steht in § 5 Abs. 2: Bruchteile, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden. Aus 6,67 werden also 7. Aus 9,33 werden aber nicht 9, denn die Vorschrift rundet ausschließlich auf. Der Bruchteil liegt unter einem halben Tag und bleibt deshalb stehen.

Beim Austritt dreht sich die Logik um. Wer nach erfüllter Wartezeit am 30. Juni geht, bekommt nach § 5 Abs. 1 Buchstabe c BUrlG sechs Zwölftel, bei 28 Vertragstagen also 14 Tage. Wer am 31. Juli geht, fällt nicht mehr unter Buchstabe c, weil der Austritt in der zweiten Jahreshälfte liegt: Der volle Jahresanspruch bleibt bestehen. Ein Monat Unterschied, 14 Tage Unterschied. Wurde im Fall c bereits mehr Urlaub gewährt als zusteht, kann das gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurückgefordert werden (§ 5 Abs. 3). Und was beim Ausscheiden mit nicht genommenen Tagen passiert, sagt § 7 Abs. 4: Abgegolten werden sie. Wer also Urlaubsrechner Eintrittsdatum sucht, braucht eine Angabe mehr als gedacht, nämlich das Austrittsdatum.

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Minijob Urlaubsrechner: das Entgelt spielt keine Rolle

Wer Minijob Urlaubsrechner sucht, hat meistens eine konkrete Person im Kopf: die Kraft am Empfang für zwei Nachmittage, die Reinigungskraft, die Springerin für den Freitag. Und meistens steckt hinter der Suche die Vermutung, für geringfügig Beschäftigte gälte eine eigene Rechnung.

Gilt sie nicht. § 2 BUrlG zählt auf, wer Arbeitnehmer im Sinne des Gesetzes ist: Arbeiter, Angestellte und die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten. Eine Entgeltgrenze oder eine Mindeststundenzahl steht dort nicht. Und § 4 Abs. 1 TzBfG verbietet, teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer wegen der Teilzeitarbeit schlechter zu behandeln als vergleichbare Vollzeitkräfte, solange keine sachlichen Gründe das rechtfertigen.

Ein Minijob Urlaubsrechner braucht deshalb genau zwei Eingaben: den Jahresurlaub einer Vollzeitstelle und die Arbeitstage pro Woche. Was ein Minijob Urlaubsrechner nicht wissen muss: das Monatsentgelt, die Wochenstunden und die Länge der einzelnen Schicht.

Urlaubsrechner Minijob: zwei Tage in der Woche, acht Tage im Jahr

Die Empfangskraft aus der Tabelle oben arbeitet montags und donnerstags, jeweils 14:00–18:00 Uhr. Acht Stunden in der Woche.

• Gesetzlich: 24 ÷ 6 × 2 = 8 Urlaubstage
• Bei 28 Vertragstagen: 28 ÷ 5 × 2 = 11,2 Urlaubstage

Acht Tage klingen wenig, sind aber dieselben vier Wochen Erholung, die auch die Vollzeitkraft bekommt. Nimmt sie zwei zusammenhängende Wochen frei, kostet sie das vier ihrer acht Tage, nicht zehn und nicht vierzehn.

Ein Rechner, der unter Urlaubsrechner Minijob firmiert und zuerst nach den Wochenstunden fragt, rechnet anschließend Stunden in Tage um. Solange alle Arbeitstage gleich lang sind, kommt dasselbe heraus. Bei der Reinigungskraft mit drei Tagen à zwei Stunden kommt etwas anderes heraus, und zwar deutlich zu wenig: Ihre sechs Wochenstunden sind 15 Prozent einer 40-Stunden-Vollzeitstelle, nach Stunden gerechnet landet sie bei 15 Prozent von 20 Arbeitstagen, also bei 3 Arbeitstagen. Nach Arbeitstagen sind es zwölf.

Damit ist die Frage hinter Urlaubsrechner Minijob beantwortet: Die Zahl der Arbeitstage in der Woche entscheidet, sonst nichts. Wie das Urlaubsentgelt für diese Tage bemessen wird, ist eine eigene Frage. § 11 Abs. 1 BUrlG stellt dafür auf den durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten dreizehn Wochen vor Urlaubsbeginn ab, ohne die zusätzlich für Überstunden gezahlten Beträge.

Urlaubsrechner Tage: vier Fehler, die jede Rechnung kippen

Die Suchanfrage Urlaubsrechner Tage steht für eine von zwei Zahlen: den Jahresanspruch oder die Tage, die ein einzelner Antrag kostet. Die folgenden vier Fehler verteilen sich auf beide, und sie entstehen vor dem Rechner, bei der Eingabe. Ein Rechner liefert immer ein Ergebnis, auch wenn die Eingabe falsch war.

Fehler 1: 24 Werktage als 24 freie Arbeitstage lesen

Der Klassiker, und er geht je nach Richtung zulasten der Praxis oder zulasten des Teams. 24 Werktage sind vier Wochen. Bei einer Fünf-Tage-Woche werden daraus 20 Arbeitstage. Wer 24 in den Urlaubsplan schreibt, verschenkt vier Tage pro Kopf. Wer umgekehrt einer Teilzeitkraft mit drei Tagen 24 Tage gutschreibt, verschenkt zwölf.

Fehler 2: In Stunden statt in Tagen rechnen

Der Anspruch aus § 3 BUrlG ist in Werktagen bemessen, nicht in Stunden. Wer ihn über die Wochenstunden umrechnet, bekommt bei ungleich langen Arbeitstagen ein falsches Ergebnis. Die Reinigungskraft oben ist das Beispiel: drei kurze Tage sind drei Arbeitstage. Ein Rechner, der als Urlaubsrechner Minijob beworben wird und zuerst nach Wochenstunden fragt, kann diesen Fall gar nicht richtig lösen.

Fehler 3: Abrunden ohne Grundlage

Dass ein Urlaubsrechner Tage mit Nachkommastelle ausgibt, ist kein Fehler, sondern das ehrliche Ergebnis. 16,8 Tage sind 16,8 Tage. § 5 Abs. 2 BUrlG rundet Bruchteile ab einem halben Tag auf; angewandt wird er auf die Fälle des Absatzes 1, also auf die Zwölftelung. Eine Vorschrift, die in der Teilzeit-Umrechnung abrunden ließe, enthält das Bundesurlaubsgesetz nicht. Praktisch heißt das: Runde auf oder vereinbare halbe Tage. Und wenn Dein Urlaubsrechner Tage ohne Nachkommastelle anzeigt, weißt Du nicht, in welche Richtung er gerundet hat.

Fehler 4: Anspruch und Abbuchung verwechseln

Der Anspruch ist eine Jahreszahl. Die Abbuchung ist eine Rechnung je Antrag und folgt anderen Regeln. Beantragt die Teilzeit-MFA mit Di, Mi und Fr zwei Wochen Urlaub, sind das 14 Kalendertage, aber nur sechs Urlaubstage. Fällt in den Zeitraum ein gesetzlicher Feiertag auf einen ihrer Arbeitstage, kostet er keinen Urlaubstag, denn Feiertage sind nach § 3 Abs. 2 BUrlG keine Werktage. Wer beide Zahlen in derselben Spalte führt, hat im Dezember ein Konto, das nicht stimmt. Wie sich die übrigen Fehlzeiten davon unterscheiden, steht in unserem Artikel zu Abwesenheiten im Team.

Vom Urlaubsrechner zum Urlaubskonto

Die Rechnung oben brauchst Du einmal je Person, meistens beim Einstellen oder bei einer Vertragsänderung. Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Die Zahl muss dorthin, wo gebucht wird, und sie muss beim Buchen stimmen.

In medishift steht sie in den Vertragsdaten jedes Mitarbeitenden, zusammen mit dem Übertrag aus dem Vorjahr. Daraus führt die Anwendung ein Urlaubskonto pro Jahr und Person: Jahresurlaub plus Übertrag minus bestätigte Tage, wobei noch ausstehende Anträge das Konto nicht reduzieren. Beantragt jemand Urlaub, werden die Tage automatisch berechnet, und zwar unter Berücksichtigung von Wochenenden, der Feiertage des jeweiligen Standorts und fester Einsatzzeiten. Die Feiertage kommen über einen automatischen Import nach Land und Region herein, halbe Tage lassen sich von Hand setzen, und die Mitarbeitenden sehen ihr Konto in ihrem eigenen Dashboard, statt in der Verwaltung danach zu fragen. Damit ist Fehler 4 aus dem vorigen Abschnitt für die drei Fälle erledigt, die ihn am häufigsten auslösen.

Was die Anwendung nicht tut, gehört zur Ehrlichkeit dieses Artikels: Die Jahresurlaubstage leitet sie nicht aus Eintrittsdatum und Arbeitstagen ab. Diese eine Zahl trägst Du ein, und genau dafür ist die Rechnung oben da. Abgenommen wird Dir alles danach: das Abbuchen und das Nachhalten über zwölf Monate. Der KI-Assistent Kira kann Abwesenheiten auf Zuruf eintragen und ein ganzes Urlaubsjahr aus einer vorhandenen Datei übernehmen, Zeile für Zeile zur Freigabe.

Ein Termin bleibt trotzdem in Deinem Kalender: Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe das rechtfertigen, und dann muss er in den ersten drei Monaten genommen werden. Von allein verfällt er aber nicht: Nach BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15 endet der Anspruch nur, wenn Du vorher zur Urlaubsnahme aufgefordert und nachweisbar auf den Verfall hingewiesen hast. Wer die Jahreszahl im Frühjahr sauber gerechnet hat, sieht im Oktober, bei wem es eng wird. Das alles ersetzt keine Rechtsberatung: Im Zweifel klären das Deine Steuerberatung oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht.

Für die Planung selbst findest Du eine Übersicht auf unserer Themenseite zur Urlaubsplanung, eine Vorlage im Excel-Urlaubsplaner und die Praxissicht im Urlaubsplaner für Praxen. Die Rechnung selbst bleibt kurz: Jahresurlaub durch die Arbeitstage einer vollen Woche, mal die eigenen Arbeitstage, und beim Eintrittsjahr einmal auf den Kalender schauen. Wer das für jede Person einmal macht und die Zahl dort hinterlegt, wo gebucht wird, braucht den Urlaubsrechner erst wieder bei der nächsten Einstellung, einer Vertragsänderung, einem Austritt in der ersten Jahreshälfte und im Januar nach unterjährigem Start: Sonst bleibt die gezwölftelte Zahl stehen.