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MFA

9.9.2026

13 Min. Lesezeit

von

Max

Abwesenheiten im Team: Arten, Recht, Vertretung

Abwesenheiten in der Arztpraxis sortiert: neun Arten mit Fundstelle im Gesetz, die Nachweisfristen bei Krankheit, eine Rechnung für die Abwesenheitsquote Deines Teams und eine Vertretungsregelung, die die Elf-Stunden-Ruhezeit einhält.

In fast jeder Praxis liegt das Wissen über Abwesenheiten in drei Systemen gleichzeitig: der Urlaub im Wandkalender, die Krankmeldungen im Posteingang, die Fortbildungstermine im Kopf der Praxismanagerin. Das geht so lange gut, bis zwei davon kollidieren. Denn Abwesenheiten folgen nicht alle denselben Regeln: Was bezahlt wird, was vom Urlaubskonto abgeht und wer einspringen darf, entscheidet sich je nach Art. Dieser Artikel sortiert die neun Arten, die in einer Arztpraxis wirklich vorkommen, nennt zu jeder die Fundstelle im Gesetz, zeigt Dir, wie Du die Quote Deines Teams berechnest, und was eine Vertretungsregelung leisten muss, damit sie nicht am Arbeitszeitgesetz scheitert.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Abwesenheiten ist der Oberbegriff für jede geplante oder ungeplante Nichtanwesenheit: Urlaub, Krankheit, Kind krank, Pflegefall, Fortbildung, Sonderurlaub, Betriebsferien, Elternzeit und unbezahlte Freistellung.
• Nur ein Teil geht vom Urlaubskonto ab: Krankheit nicht, auch dann nicht, wenn sie mitten im Urlaub beginnt (§ 9 BUrlG).
• Der gesetzliche Mindesturlaub sind 24 Werktage (§ 3 BUrlG), bei einer Fünf-Tage-Woche also 20 Arbeitstage. Eine MFA mit drei Arbeitstagen pro Woche hat 12.
• Bei Krankheit zahlt die Praxis bis zu sechs Wochen weiter (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Die ärztliche Feststellung wird ab dem vierten Tag fällig; früher verlangen darfst Du sie nur von privat Versicherten (§ 5 Abs. 1 und Abs. 1a EntgFG).
• Das Rechenbeispiel dieses Artikels, keine Branchenstatistik, kommt für eine Praxis mit sechs MFA inklusive Urlaub auf 19,2 % Abwesenheitsquote: geplant wird dann faktisch mit 4,8 Köpfen, nicht mit sechs.
• Zwischen Spätdienst und Frühdienst müssen elf Stunden Ruhezeit liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG); kürzer geht es nur mit dem Ausgleich nach Absatz 2.

Was bedeutet Abwesenheit im Praxisalltag?

Abwesenheiten sind alle Zeiträume, in denen jemand aus Deinem Team nicht für die vereinbarte Arbeit zur Verfügung steht, obwohl das Arbeitsverhältnis weiterläuft. Der Begriff ist weiter als Urlaub und Fehlzeit: Er umfasst die geplante Fortbildung genauso wie den Anruf um 7:10 Uhr.

Was bedeutet Abwesenheit konkret für Deine Verwaltung? Drei Fragen entscheiden über jeden einzelnen Eintrag, und sie fallen für jede Art anders aus:

1. Wird das Entgelt weitergezahlt? Urlaub und Krankheit ja, unbezahlte Freistellung und Elternzeit nein, beim Pflegefall nur unter Bedingungen.
2. Werden Urlaubstage abgezogen? Nur bei Urlaub und Betriebsferien. Krankheit, Fortbildung und Kind krank lassen das Urlaubskonto unberührt.
3. Zählt der Tag als Arbeitszeit? Das entscheidet, ob im Überstundenkonto ein Minus entsteht. Ein Krankheitstag darf keins erzeugen, ein unbezahlter Tag schon.

Genau deshalb reicht eine gemeinsame Urlaubsliste nicht aus: Wer alle Abwesenheiten in derselben Spalte führt, bekommt am Jahresende ein Urlaubskonto, das nicht stimmt.

Die neun Abwesenheitsarten und was das Gesetz zu ihnen sagt

Urlaub: 24 Werktage sind nicht 24 freie Arbeitstage

§ 3 Abs. 1 BUrlG nennt 24 Werktage im Jahr, und Absatz 2 definiert Werktage als alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen. Der Maßstab ist also die Sechs-Tage-Woche. Rechne um: 24 ÷ 6 × 5 ergibt 20 Arbeitstage bei einer Fünf-Tage-Woche. Eine MFA, die dienstags, mittwochs und freitags kommt, hat gesetzlich 24 ÷ 6 × 3 = 12 Tage. Gewährt Deine Praxis vertraglich 28 Tage bei fünf Arbeitstagen, wie sie der Manteltarifvertrag für MFA je nach Region vorsieht, sind es für dieselbe Teilzeitkraft 28 ÷ 5 × 3 = 16,8, in der Praxis also 17.

Zwei weitere Regeln entscheiden über die Jahresplanung. Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt jemand erstmals nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit (§ 4 BUrlG). Und der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden; eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen statthaft, und dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Verfallen kann er in der Regel nur, wenn Du vorher über den Reststand und den drohenden Verfall informiert hast (BAG 9 AZR 541/15); ohne diesen Hinweis bleibt er bestehen. Wie daraus ein Jahresplan wird, der Ferien und Brückentage aushält, steht im Beitrag zur Urlaubsplanung in der Arztpraxis.

Krankheit: sechs Wochen Entgelt, Nachweis ab dem vierten Tag

Die Entgeltfortzahlung läuft bis zur Dauer von sechs Wochen, und der Anspruch entsteht erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses (§ 3 Abs. 1 und Abs. 3 EntgFG). Für die Anzeige gilt: unverzüglich mitteilen, und zwar Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer. Die ärztliche Bescheinigung ist erst nötig, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, und dann spätestens am darauffolgenden Arbeitstag. Der dritte Satz von § 5 Abs. 1 EntgFG erlaubt Dir, sie früher zu verlangen, auch ab dem ersten Tag. Für Mitglieder einer gesetzlichen Krankenkasse gilt dieser Satz nach Absatz 1a aber nicht.

Für gesetzlich Versicherte gilt seit der Umstellung auf die elektronische Bescheinigung ein anderer Weg: Nach § 5 Abs. 1a EntgFG lassen sie die Arbeitsunfähigkeit feststellen und sich eine Bescheinigung aushändigen; den Nachweis holt der Arbeitgeber elektronisch bei der Krankenkasse ab, die ihn nach § 109 Abs. 1 SGB IV zum Abruf bereitstellt. Für Deine Praxis heißt das: Der Anruf am Morgen ist weiter der Auslöser, das Papier ist es nicht mehr.

Kind krank, Pflegefall, Sonderurlaub und unbezahlte Freistellung

Bei einem erkrankten Kind unter zwölf Jahren besteht Anspruch auf Krankengeld der Kasse und gegenüber der Praxis auf unbezahlte Freistellung, soweit nicht aus demselben Grund ein Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht (§ 45 Abs. 3 SGB V). Für das Kalenderjahr 2026 hat der Gesetzgeber den Anspruch in § 45 Abs. 2a SGB V auf längstens 15 Arbeitstage je Kind angehoben, für Alleinerziehende auf 30, mit einer Obergrenze von 35 beziehungsweise 70 Arbeitstagen; ohne Verlängerung gilt ab 2027 wieder § 45 Abs. 2 SGB V mit 10 Arbeitstagen je Kind, 20 für Alleinerziehende, gedeckelt bei 25 beziehungsweise 50. In einem MFA-Team mit schulpflichtigen Kindern ist das kein Randfall, sondern ein planbarer Block.

Tritt bei einem nahen Angehörigen akut ein Pflegefall ein, dürfen Beschäftigte bis zu zehn Arbeitstage fernbleiben (§ 2 Abs. 1 PflegeZG). Die Vergütung zahlt die Praxis nur, wenn sich das aus einer anderen Vorschrift oder einer Vereinbarung ergibt (Absatz 3); ansonsten kommt Pflegeunterstützungsgeld in Betracht. Du darfst eine ärztliche Bescheinigung oder eine Bescheinigung einer Pflegefachperson verlangen.

Heiratet jemand, wird ein Kind geboren, steht ein Trauerfall oder ein Umzug an, greift § 616 BGB: Wer für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit aus einem in seiner Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden verhindert ist, verliert den Vergütungsanspruch nicht. Wie viele Tage das sind, sagt die Norm nicht; das entscheidet der Blick in Arbeits- und Tarifvertrag.

Abwesenheiten erfassen: Meldeweg, Nachweis, Aufbewahrung

Hier eine Klarstellung, die oft falsch läuft: Für Abwesenheiten als solche schreibt Dir kein Gesetz eine bestimmte Form der Aufzeichnung vor. § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Dich, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Das betrifft Mehrarbeit, nicht den Urlaubsantrag. Wer den Paragraphen als Beleg für eine allgemeine Abwesenheitsdokumentation zitiert, überdehnt ihn.

Trotzdem musst Du Abwesenheiten aufzeichnen, nur aus anderen Gründen. Der genommene Urlaub trägt das Urlaubskonto und die Frage, ob am 31. März etwas verfällt; die Krankheitstage tragen die Sechs-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung. Und wenn jemand während des Urlaubs erkrankt, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG).

Drei Dinge gehören deshalb zu jedem Eintrag: die Art, der Zeitraum auf den halben Tag genau und der Status (beantragt, genehmigt, abgelehnt). Alles andere ist Komfort.

Mit medishift verwaltest Du alle Abwesenheiten digital und behältst das Urlaubskonto im Blick. Probiere es kostenlos aus!

Abwesenheitsquote berechnen: die Zahl hinter Deiner Besetzung

Die Abwesenheitsquote berechnen heißt: alle Abwesenheitstage durch alle Sollarbeitstage teilen. Ein Rechenbeispiel für eine Praxis mit sechs MFA in Fünf-Tage-Woche. Ein Jahr hat rund 260 Wochentage; abzüglich der gesetzlichen Feiertage, die auf einen Werktag fallen, bleiben je nach Bundesland etwa 250 Sollarbeitstage je Kopf. Für sechs Personen sind das 1.500 Solltage.

Gerechnet wird so: 288 ÷ 1.500 = 19,2 % Abwesenheitsquote, davon 90 ÷ 1.500 = 6,0 % Fehlzeitenquote, also der Ausschnitt, der nur die Krankheitstage zählt. Quelle dieser Werte ist keine Branchenstatistik, sondern die Abwesenheitsliste eines Beispielteams; für Deine Praxis setzt Du Deine eigenen Summen ein. Die Fehlzeitenquote sagt Dir etwas über Belastung, die Abwesenheitsquote, mit wie vielen Menschen Du an einem beliebigen Dienstag rechnen darfst.

Und das ist die Zahl, die weh tut: 6 × (1 − 0,192) = 4,8 Köpfe statt sechs auf dem Papier. Anders gerechnet: 288 Abwesenheitstage verteilt auf 250 Öffnungstage ergeben 1,15. An einem durchschnittlichen Tag fehlt gut eine von sechs Kräften.

Rechne Teilzeitkräfte in Tagen, nicht in Köpfen, sonst verzerrt jede Drei-Tage-Kraft das Ergebnis. Wie Du daraus einen belastbaren Personalbedarf ableitest, steht in der Personalkapazitätsplanung.

Vertretungsregelung: wer einspringen darf und wer nicht

Montag, 7:10 Uhr, die Frühdienstkraft meldet sich krank. Die naheliegende Vertretung ist die Kollegin, die gestern bis 20:00 Uhr Spätdienst hatte. Sie würde um 6:30 Uhr aufschließen. Das sind 10,5 Stunden zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn, und damit weniger als die elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit aus § 5 Abs. 1 ArbZG. Ohne Ausgleich wäre sie erst ab 7:00 Uhr einsetzbar; ob 6:30 Uhr trägt, entscheidet der Ausgleich nach Absatz 2.

Absatz 2 derselben Vorschrift lässt für Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen eine Kürzung um bis zu eine Stunde zu, also auf zehn Stunden, aber nur, wenn jede Kürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch die Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. 10,5 Stunden sind mit diesem Ausgleich möglich, 9,5 Stunden sind es nicht.

Tragfähig ist deshalb nur eine Regelung, die vor dem Anruf feststeht. Lege je Arbeitsbereich zwei Namen fest und daneben die Uhrzeit, ab der diese Person am Folgetag frühestens beginnen darf. Halte außerdem fest, was bei Unterbesetzung entfällt: Telefonzeit kürzen, Recall verschieben, Laboranforderungen bündeln. Die Grenzen für Ruhezeit und Höchstarbeitszeit stehen im Zusammenhang in unserer Übersicht zum Arbeitszeitrecht in der Dienstplanung.

Abwesenheiten managen: von der Liste zum System

Abwesenheiten managen heißt vor allem, die drei Fragen von oben pro Art einmal zu beantworten und danach nie wieder. In medishift legst Du die Abwesenheitsarten je Standort selbst an und hinterlegst zu jeder drei Eigenschaften: ob sie Urlaubstage abzieht, ob sie im Überstundenkonto als Arbeitszeit zählt und wer bei einer Meldung benachrichtigt wird (niemand, nur die Planung oder Planung und Team). Damit erzeugt eine Krankmeldung kein Minus im Stundenkonto, und eine Fortbildung frisst keinen Urlaubstag.

Beim Eintragen von Abwesenheiten rechnet das System die Urlaubstage selbst aus und berücksichtigt Wochenenden, die Feiertage des jeweiligen Standorts und feste Einsatzzeiten; halbe Tage zählen mit 0,5. Eine Überlappungs-Warnung zeigt, wer im selben Arbeitsbereich schon abwesend ist. Von der Praxisleitung angelegte Einträge sind sofort genehmigt, Anträge aus dem Team stehen auf ausstehend, und rückwirkende Einträge für eine nachgereichte Krankmeldung sind möglich. Betriebsferien trägst Du als Sammeleintrag für mehrere Personen auf einmal ein.

Verwaltet wird das Ganze als Liste oder als Kalender; die Jahressicht zeigt zwölf Monate je Person mit farbigen Balken und dem Urlaubskonto. Das Konto rechnet sich aus Jahresurlaub plus Übertrag minus bestätigte Tage, wobei ausstehende Anträge es noch nicht reduzieren und der Übertrag bei 15 Tagen gedeckelt ist. Nimmst Du eine Genehmigung zurück, wandern die Tage aufs Konto zurück. Wer trotz Abwesenheit in eine Schicht gezogen wird, löst im Dienstplan eine Konfliktmeldung aus; für die Neubesetzung legt der Assistent Kira je offenem Tag Kandidatinnen mit Begründung vor, zugewiesen wird erst nach Deiner Bestätigung. Wie weit ein Assistent solche Handgriffe heute übernimmt, ordnet der Artikel zur KI Urlaubsplanung ein.

Wer Abwesenheiten managen will, ohne Software zu wechseln, findet in unserer Urlaubsplanung-Vorlage für die Arztpraxis einen Einstieg in Excel. Die Grenze erreichst Du dort, wo Urlaubskonto, Dienstplan und Stundenkonto voneinander wissen müssen.

Häufige Fragen zu Abwesenheiten

Fazit: eine Liste reicht nicht, drei Fragen schon

Abwesenheiten managen kostet keine neue Methode, sondern eine einmalige Entscheidung je Art: bezahlt oder nicht, Urlaubskonto oder nicht, Arbeitszeit oder nicht. Sind diese drei Fragen beantwortet, ergeben sich Urlaubskonto, Stundenkonto und Vertretungsplanung von selbst; die Fundstellen stehen im BUrlG, EntgFG, PflegeZG, SGB V und ArbZG. Das ersetzt keine Rechtsberatung. Wo ein Tarifvertrag gilt, eine Aufsichtsbehörde nachfragt oder ein Streitfall ansteht, gehört der Einzelfall geprüft.

Die Abwesenheitsquote berechnen kostet Dich einmal im Jahr eine halbe Stunde. Tu es, bevor Du die nächste Jahresplanung anfängst. Kommen dabei 4,8 statt sechs heraus, ist das keine schlechte Nachricht, sondern die erste ehrliche Planungsgrundlage. Wie Du sie in einen Wochenplan überführst, zeigt der Urlaubsplaner für die Praxis; digital führen kannst Du das Ganze mit medishift kostenlos.