Congé sans solde : règles, refus et congés payés

Le congé sans solde est une absence non rémunérée, convenue entre le salarié et son employeur, pendant laquelle le contrat de travail est suspendu. Aucune loi ne l'organise : il « n'est pas prévu par la législation », indique la fiche F10431 de service-public.gouv.fr, et si une convention collective ou un accord collectif d'entreprise prévoit des règles sur ce congé, l'employeur doit les respecter. Pour votre planning, cela veut dire que la loi ne fixe ni durée minimale ou maximale, ni délai de prévenance, ni forme : la date de départ et la date de retour se décident avec le salarié.

Le salarié peut le demander pour des besoins personnels, par exemple s'occuper de ses enfants ou voyager, ou professionnels, par exemple créer une entreprise, et il n'a pas à vous en donner la raison (F10431).

Congé sans solde ou congé sabbatique : ce qui les sépare

Le congé sans solde et le congé sabbatique suspendent tous deux le contrat de travail, mais seul le second est un droit du salarié inscrit dans le Code du travail (L3142-28).

Pour le congé sabbatique, la durée de 6 à 11 mois et l'ancienneté de 36 mois s'appliquent à défaut de convention ou d'accord (L3142-34), lequel détermine notamment les durées minimale et maximale du congé (L3142-32). Les six années d'activité professionnelle sont fixées par la loi elle-même (L3142-28). L'employeur peut différer le départ en congé sabbatique dans la limite de six mois à compter de la demande, en fonction de la proportion de salariés absents au titre de ce congé ou du nombre de jours d'absence prévus, limite portée à neuf mois dans les entreprises de moins de 300 salariés (L3142-29). Dans ces mêmes entreprises, il peut aussi refuser le congé sabbatique ou le congé pour création d'entreprise par une décision motivée, après avis du CSE, s'il estime que le départ aurait des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise (L3142-113, 1°).

Congé pour création d'entreprise : un droit sous condition d'ancienneté

Le congé pour création d'entreprise est un troisième régime : le salarié qui crée ou reprend une entreprise y a droit, sous réserve d'une condition d'ancienneté dans l'entreprise, sous forme de congé ou de passage à temps partiel (L3142-105). Un salarié qui ne remplit pas cette condition peut toujours vous demander un congé sans solde pour le même projet, et vous restez libre de l'accepter, sauf règles de votre convention collective ou d'un accord d'entreprise (F10431).

À l'hôpital public : la disponibilité pour convenances personnelles

Le congé sans solde relève du secteur privé ; un fonctionnaire de la fonction publique hospitalière peut, lui, demander une disponibilité pour convenances personnelles (fiche F544 de service-public.gouv.fr). Elle est accordée pour 5 ans maximum, sans durée minimum, et renouvelable dans la limite de 10 ans sur l'ensemble de la carrière ; un fonctionnaire stagiaire n'y a pas droit. L'administration ne peut s'y opposer qu'en raison des nécessités de service ou d'un avis de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique, peut exiger un préavis de 3 mois, et son silence pendant les 2 mois suivant la réception de la demande vaut acceptation (F544). Un agent contractuel peut bénéficier d'un congé non rémunéré pour des motifs analogues.

Le droit du travail : demande, délai, refus

Le congé sans solde n'a pas de définition légale, et la fiche F10431 précise qu'il n'existe « pas de durée minimale ou maximale réglementée ». Sa durée, ses dates et ses conditions se fixent donc entre vous et le salarié, sauf règles de votre convention collective ou d'un accord d'entreprise.

Demander un congé sans solde : forme et contenu

Pour demander un congé sans solde, aucun formalisme n'est imposé, mais une demande écrite à l'employeur est préférable (F10431). Elle peut prévoir les dates de début et de fin, la possibilité de renouveler le congé initial et les conditions du retour dans l'entreprise à la fin du congé. Le salarié n'est pas obligé de préciser la raison de sa demande. De votre côté, une réponse écrite qui reprend les dates acceptées fixe la date de retour sur laquelle vous planifiez.

Quel délai pour demander un congé sans solde ?

Aucun délai de prévenance n'existe entre la demande d'un congé sans solde et la date de départ souhaitée (F10431). Une convention collective ou un accord collectif d'entreprise peut prévoir des règles sur ce congé, et l'employeur doit alors les respecter (F10431). Dans la santé, il s'agit notamment des conventions collectives du personnel des cabinets médicaux (IDCC 1147), des cabinets dentaires (IDCC 1619), de la pharmacie d'officine (IDCC 1996) et de l'hospitalisation privée (IDCC 2264), consultables sur le Code du travail numérique. Cet article n'a pas examiné leurs clauses sur ce congé : vérifiez celle qui s'applique chez vous. Notre article sur le changement d'horaires montre d'où vient le délai de prévenance d'une modification d'horaires.

Refus de l'employeur et départ sans accord

L'employeur n'est pas obligé d'accorder un congé sans solde et n'a pas à justifier son refus (F10431), sauf si une convention collective ou un accord collectif d'entreprise prévoit des dispositions sur ce congé. Le salarié doit obtenir votre accord avant de partir : en cas d'absence injustifiée, il peut être licencié pour faute grave (F10431). Ce qui sépare l'absence injustifiée de l'abandon de poste, et la procédure à suivre, sont détaillés dans notre article sur l'abandon de poste.

Salaire, contrat et maladie pendant le congé

Pendant toute la durée du congé sans solde, le salarié ne perçoit pas de salaire (F10431). Le congé peut toutefois être rémunéré dans le cadre du compte épargne-temps, sous conditions : le CET permet au salarié d'accumuler des droits à congé rémunéré en contrepartie de congés ou de repos non pris (L3151-2).

Le contrat de travail est suspendu, pas rompu, et le salarié ne peut pas exercer pendant son congé une activité qui concurrence celle de son employeur (F10431). En cas de maladie pendant le congé, il ne perçoit pas d'indemnités journalières de la Sécurité sociale (F10431).

Ancienneté : suspendue, pas rompue

La suspension du contrat pendant un congé sans solde ne rompt pas l'ancienneté du salarié retenue pour le droit à l'indemnité de licenciement, mais la période de suspension n'entre pas en compte dans la durée d'ancienneté exigée (L1234-11). Concrètement, les mois d'avant et d'après le congé s'additionnent, ceux du congé ne s'y ajoutent pas. L'article L1234-11 ne vise que l'indemnité de licenciement ; pour l'ancienneté que demandent d'autres droits, regardez votre convention collective.

Congé sans solde et congés payés : le calcul semaine par semaine

Le congé sans solde ne compte pas comme du travail effectif pour les congés payés : la fiche du Code du travail numérique sur les absences le range parmi les périodes non prises en compte, sauf dispositions conventionnelles plus favorables, et il ne figure pas dans la liste des périodes assimilées de l'article L3141-5. Les périodes de congé payé, elles, y figurent. Le droit de base est de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif, sans dépasser trente jours ouvrables (L3141-3) ; quatre semaines de travail valent un mois (L3141-4), et il faut 48 semaines de travail effectif, absences assimilées incluses, pour obtenir les 30 jours (fiche du Code du travail numérique).

Trois règles de la même fiche bornent le calcul. L'employeur retient le décompte le plus favorable au salarié, mensuel, hebdomadaire ou journalier. Un nombre de jours non entier est porté au nombre entier immédiatement supérieur. Et l'absence non assimilée ne peut pas réduire les droits à congés plus que sa propre durée.

Exemple : Une assistante médicale travaille à temps plein, cinq jours par semaine, dans un cabinet médical. Sur une période de référence de 52 semaines, elle prend 5 semaines de congés payés, qui comptent comme travail effectif, et 8 semaines sans solde. Il lui reste 52 moins 8, soit 44 semaines de travail effectif. En décompte hebdomadaire, 44 semaines font 11 fois 4 semaines, et 11 fois 2,5 jours donnent 27,5 jours ouvrables, arrondis à 28. Elle acquiert 28 jours ouvrables au lieu de 30, et la réduction de 2 jours reste bien inférieure aux 8 semaines d'absence. Si un autre décompte lui est plus favorable, c'est lui qui s'applique, de même qu'une clause plus favorable de la convention collective.

Un congé sans solde d'un jour ne touche pas les congés payés

Une journée ou une semaine sans solde ne réduit pas les congés payés tant qu'il reste au moins 48 semaines de travail effectif dans la période de référence : la salariée de l'exemple garde alors ses 30 jours ouvrables. Ce résultat suppose qu'aucune autre absence non assimilée, comme une grève ou une mise à pied, ne tombe dans la même période. Le salaire de ce jour, en revanche, n'est pas versé (F10431).

Remplacer le salarié absent : CDD et planning

Un congé sans solde de plusieurs semaines laisse un poste à couvrir, et le Code du travail permet de conclure un CDD pour remplacer un salarié en cas « de suspension de son contrat de travail » (L1242-2, 1° c), sous réserve de l'article L1242-3. Si la personne absente est elle-même en CDD, la suspension ne repousse pas la fin de son contrat : « La suspension du contrat de travail à durée déterminée ne fait pas obstacle à l'échéance du terme » (L1243-6). Un CDD dont le terme tombe pendant le congé prend donc fin à sa date.

Dans nos démos et lors de l'onboarding, nous voyons souvent la personne qui planifie, en général la direction du cabinet, rassembler demandes, absences et changements à partir de papiers, de messages WhatsApp, d'e-mails et d'appels, pour en tirer planning, congés et remplacements. Pour ce congé, trois dates doivent alors se retrouver au même endroit : le départ, le retour prévu et, s'il y en a un, le terme du CDD de remplacement.

Suivre l'absence dans medishift

Un congé sans solde se saisit dans medishift comme une absence, dans une catégorie que vous créez une fois pour tout l'établissement et que vous réglez comme non payée : les jours d'absence ne génèrent alors ni heures dues ni heures créditées, et ils ne retirent rien du compteur de congés. Le salarié peut faire sa demande depuis l'application ; elle reste en attente jusqu'à ce que vous l'acceptiez ou la refusiez. À la saisie, medishift signale les collègues du même secteur absents sur la même période, et, si la règle est activée pour le site, le planning vous avertit quand une personne absente y est placée, sans bloquer l'affectation.

medishift ne recalcule pas les congés payés acquis à partir des semaines de travail effectif : le compteur part du droit annuel que vous saisissez, plus le report, et une réduction comme celle de l'exemple se corrige à la main. Voir aussi la gestion des congés dans medishift.

Les fonctions disponibles pour votre établissement figurent sur la page des tarifs.

Le retour au poste

À la fin du congé sans solde, le salarié retrouve son précédent emploi, ou un emploi similaire assorti d'une rémunération au moins équivalente ; si aucun poste n'est disponible à son retour, l'employeur peut aussi lui proposer d'autres postes équivalents (F10431). Si la demande prévoyait la possibilité de renouveler le congé, mieux vaut trancher avant la date de retour, pour que le remplacement suive la même décision.