Tuntikirjanpito käytännössä: Excel vai sovellus?
Tuntikirjanpito on työntekijäkohtainen kirja tehdyistä tunneista. Käytännön ohje vastaanotoille ja hoivayksiköille: mitkä sarakkeet tarvitaan, milloin Excel riittää, miten kuukausi suljetaan palkanlaskentaan ja kuinka kauan merkinnät säilytetään.
Sisällysluettelo
Tuntikirjanpito on työntekijäkohtainen kirja siitä, mitä tunteja tosiasiassa tehtiin ja mitä niistä maksettiin. Pienellä vastaanotolla se on yleensä taulukko, isommassa yksikössä sovellus, ja kummassakin se ratkaisee saman kysymyksen: saako palkanlaskenta kuun lopussa luvut, joihin voi luottaa. Tämä artikkeli on käytännön ohje. Käymme läpi, mitkä sarakkeet tuntikirjanpito tarvitsee, milloin Excel-taulukko riittää ja missä kohdassa se alkaa pettää, miten kuukausi suljetaan palkanlaskentaan laskuesimerkin avulla ja miten merkinnät arkistoidaan. Lain vaatimukset, eli mitä työaikalaki kirjanpidolta edellyttää ja miten ylityö ja lisätyö erotetaan, on käyty perusteellisesti läpi työaikakirjausta käsittelevässä artikkelissa, joten tässä niihin viitataan vain siltä osin kuin käytäntö sitä vaatii.
Tärkein lyhyesti
- Tuntikirjanpito tarvitsee vähintään kahdeksan saraketta: päivä, työntekijä, alku, loppu, tauko, tehty työaika, tuntilaji ja hyväksyjä. Jos yksi puuttuu, sitä joudutaan jälkikäteen arvaamaan.
- Tuntikirjaus tehdään samana päivänä. Kuukauden lopussa muistista täytetty rivi toistaa yleensä vuorolistaa eikä kerro, mitä tosiasiassa tehtiin.
- Excel riittää, kun työntekijöitä on muutama, vuorot eivät ylitä keskiyötä ja taulukkoa täyttää yksi ihminen. Se pettää korjauksissa, versioissa ja yövuoroissa.
- Kuukausi suljetaan kolmessa vaiheessa: puuttuvat merkinnät, tuntilajit ja hyväksyntä. Vasta sen jälkeen luvut lähtevät palkanlaskentaan.
- Työaikalain 32 §:n mukaan kirjanpito säilytetään kanneajan päättymiseen asti. Jos tuntilista toimii palkanmaksun tositteena, myös kirjanpitolaki voi pidentää säilytystä.
Mitä tuntikirjanpito sisältää käytännössä?
Työaikalain 32 § velvoittaa kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Pykälä kertoo, mitä lopputuloksessa on oltava, mutta ei sitä, millainen yksittäisen rivin pitäisi olla. Se jää yksikön päätettäväksi, ja juuri siinä useimmat tuntilistat alkavat vuotaa.
Toimiva tuntikirjanpito rakentuu riveistä, joissa jokainen rivi on yksi työvuoro yhdelle ihmiselle. Ei viikko, ei kuukausi, ei "vastaanoton miehitys tiistaina". Kun rivi on vuoro, sen voi tarkistaa jälkikäteen, korjata yksittäin ja laskea yhteen mihin tahansa suuntaan.
| Sarake | Esimerkki | Miksi sitä tarvitaan |
|---|---|---|
| Päivä | ti 3.3.2026 | Kanneaika ja palkanmaksukausi lasketaan päivämääristä |
| Työntekijä | Laura K. | Kirjanpito on työntekijäkohtainen, ei yksikkökohtainen |
| Alku | 7:45 | Todellinen aloitus, ei listan mukainen |
| Loppu | 16:10 | Todellinen lopetus; ero listaan näkyy vasta, kun molemmat on kirjattu |
| Tauko | 0:30 | Tauko vähennetään, jos se ei ole työaikaa |
| Tehty työaika | 7:55 | Loppu miinus alku miinus tauko |
| Tuntilaji | säännöllinen + 0:25 lisätyö | Palkanlaskenta maksaa lajit eri tavoin |
| Hyväksyjä ja pvm | esihenkilö 4.3. | Kertoo, että rivi on tarkistettu eikä pelkkä ilmoitus |
Esimerkkirivin lasku: 7:45 alusta 16:10 loppuun on 8 tuntia 25 minuuttia, ja puolen tunnin tauon jälkeen työaikaa jää 7 tuntia 55 minuuttia. Jos listaan oli merkitty 7,5 tunnin vuoro, ylimääräiset 25 minuuttia ovat lisätyötä, koska kahdeksan tunnin vuorokausiraja ei ylity. Tuntilajien rajat on selitetty työaikakirjauksen artikkelin laskuesimerkissä.
Mikä ei kuulu tuntikirjanpitoon
Kaksi asiaa sotketaan tuntilistaan usein, ja kumpikin heikentää sitä.
Vuorolista. Suunniteltu vuoro on vertailukohta, ei merkintä. Jos taulukossa on valmiiksi täytetyt listan mukaiset ajat, joita "korjataan tarvittaessa", tuntikirjaus muuttuu kuittaukseksi, ja poikkeamat jäävät kirjaamatta juuri silloin kun niitä on. Vuorolistan sisällöstä ja julkaisusta kerrotaan vuorolistoja käsittelevässä artikkelissa.
Lomasaldot ja sairauspoissaolot omana laskelmanaan. Poissaolopäivä voi näkyä tuntilistassa rivinä, mutta lomapäivien kertymä on eri kirja. Kun molemmat elävät samassa välilehdessä, kumpikaan ei pysy ajan tasalla.
Tuntikirjaus, tuntiseuranta ja tuntikirjanpito
Sanat menevät arjessa sekaisin, joten erottelu auttaa. Tuntikirjaus on yksittäinen merkintä: Laura teki tiistaina 7 tuntia 55 minuuttia. Tuntiseuranta on väline tai tapa, jolla merkinnät kerätään, olipa se leimaus, lomake tai taulukko. Tuntikirjanpito on kokonaisuus, joka merkinnöistä syntyy ja joka pitää pystyä näyttämään jälkikäteen. Tuntiseuranta voi vaihtua ilman, että tuntikirjanpito katkeaa, kunhan rivit säilyvät samassa muodossa.
Tuntikirjanpito Excelissä vai sovelluksessa?
Useimmat pienet yksiköt aloittavat taulukosta, ja se on järkevä alku. Excel on jo koneella, sen osaavat kaikki ja siihen saa rakennettua tuntikirjanpidon iltapäivässä. Kysymys ei ole siitä, kumpi on parempi, vaan siitä, missä kohdassa taulukon ylläpito alkaa maksaa enemmän kuin sovellus.
| Kysymys | Excel-taulukko | Sovellus |
|---|---|---|
| Kuka kirjaa | yleensä yksi ihminen muiden ilmoitusten pohjalta | jokainen itse, puhelimella tai yhteisellä laitteella |
| Milloin kirjataan | usein viikon tai kuukauden lopussa | vuoron alussa ja lopussa |
| Kellonajat | kirjoitetaan käsin | leimauksesta tallentuu todellinen kellonaika |
| Yövuoro yli keskiyön | vaatii erillisen kaavan | lasketaan valmiiksi |
| Korjaukset | kirjoitetaan vanhan päälle | pyyntö ja päätös jäävät näkyviin |
| Hyväksyntä | sarake, jonka joku muistaa täyttää | sääntö: automaattisesti tai käsin |
| Kustannus | ei lisenssimaksua, mutta ylläpitoaika | kuukausimaksu |
Milloin taulukko riittää
Taulukko riittää hyvin, kun kolme ehtoa täyttyy. Työntekijöitä on enintään viitisen. Vuorot sijoittuvat päiväsaikaan eivätkä ylitä keskiyötä. Ja taulukkoa täyttää yksi ihminen, joka myös tietää, miksi mikäkin kaava on siinä.
Silloinkin muutama asetus kannattaa tehdä heti. Merkitse alku ja loppu kellonaikoina, ei desimaaleina, ja laske tehty työaika kaavalla, esimerkiksi =C2-B2-D2, kun alku on sarakkeessa B, loppu sarakkeessa C ja tauko sarakkeessa D kellonaikana (0:30). Yhteissummien solumuoto on suomenkielisessä Excelissä [t]:mm, muuten yli 24 tunnin summa kääntyy takaisin nollaan ja kuukauden tunnit näyttävät kymmeniltä. Keskiyön ylittävälle vuorolle tarvitaan =JAKOJ(C2-B2;1)-D2, jotta 22:00–6:00 ei tuota negatiivista lukua.
Missä taulukko pettää
Taulukon heikkous ei ole laskenta vaan historia. Kun tiistain lopetusaika korjataan, vanha arvo katoaa, eikä jälkikäteen näy, kuka korjasi ja miksi. Kun tiedostosta on kolme kopiota (sähköpostin liite, jaettu kansio ja esihenkilön kone), mikään niistä ei ole kirjanpito. Ja kun tuntilistan täyttäjä on lomalla, kirjaukset kasautuvat hänen palattavakseen, jolloin ne tehdään muistista.
Toinen raja tulee tuntilajeista. Niin kauan kuin kaikki tunnit ovat säännöllistä työaikaa, taulukko pysyy yksinkertaisena. Kun mukaan tulee osa-aikaisia, joiden lisätyö ja ylityö lasketaan eri tavoin, iltavastaanottoja ja satunnaisia sunnuntaivuoroja, jokainen uusi sääntö on uusi kaava, ja jokainen kaava on uusi virhemahdollisuus.
medishiftissä kirjatut tunnit tulevat esihenkilölle hyväksyttäviksi, ja korjauksista jää jälki. Katso hinnoittelu.
Miten tuntikirjanpito kulkee palkanlaskentaan?
Tuntikirjanpito ei ole valmis silloin, kun kaikki rivit on täytetty, vaan silloin kun palkanlaskenta voi maksaa niiden perusteella. Siksi palkanmaksukauden lopussa tarvitaan sulkeminen: lyhyt, joka kerta samanlainen tarkistus ennen kuin luvut lähtevät eteenpäin.
Kolme vaihetta kuukauden sulkemiseen
1. Puuttuvat merkinnät. Vertaa tuntilistaa vuorolistaan työntekijä kerrallaan. Jokaiselle suunnitellulle vuorolle pitää löytyä rivi tai poissaolomerkintä. Unohtunut uloskirjaus löytyy tässä vaiheessa helpoiten, koska se näkyy vuorona ilman loppuaikaa.
2. Tuntilajit. Laske kunkin työntekijän tehdyt tunnit ja vertaa niitä sovittuun työaikaan. Erotus jaetaan lajeihin: lisätyö, vuorokautinen ylityö, viikoittainen ylityö ja sunnuntaityö. Tämä on se kohta, jota palkanlaskenta ei pysty tekemään puolestasi, koska se ei näe vuorolistaa.
3. Hyväksyntä. Esihenkilö kuittaa kauden. Kuittauksen jälkeen kauden rivejä ei enää muokata hiljaa: jos jotain on korjattava, korjaus tehdään uutena merkintänä seuraavaan kauteen ja siitä jää jälki.
Laskuesimerkki: osa-aikaisen kuukausi
Seuraava on laskuesimerkki, ei tilasto. Osa-aikainen lähihoitaja on yleistyöajassa, ja hänen vuorolistaansa on merkitty 6 tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa, eli 30 tuntia viikossa. Neljän viikon palkanmaksukaudella suunniteltua työaikaa on 4 × 30 = 120 tuntia.
| Viikko | Suunniteltu | Tehty | Poikkeama |
|---|---|---|---|
| 1 | 30:00 | 30:00 | ei poikkeamaa |
| 2 | 30:00 | 31:30 | torstai 7:30, lisää 1:30 |
| 3 | 30:00 | 30:00 | ei poikkeamaa |
| 4 | 30:00 | 32:00 | tiistai ja perjantai 7:00 kumpikin, lisää 2:00 |
| Yhteensä | 120:00 | 123:30 | 3:30 |
Yksikään päivä ei ylitä kahdeksaa tuntia eikä yksikään viikko 40 tuntia, joten työaikalain 16 §:n mukaan ylityötä ei synny. Listaan merkityn työajan päälle tehdyt 3 tuntia 30 minuuttia ovat lisätyötä. Palkanlaskentaan lähtee siis kaksi lukua: säännöllinen työaika 120 tuntia ja lisätyö 3,5 tuntia. Jos työehtosopimus korottaa lisätyön palkkaa, korotus lasketaan siellä, ja 32 §:n vaatimus korvauksista täyttyy vasta, kun maksettu summa on myös kirjattu. Jaksotyössä (työaikalain 7 §) sama laskelma ei toimisi, koska ylityön raja lasketaan koko tasoittumisjaksolle eikä päivälle ja viikolle; työaikamuotojen erot on selitetty työajanhallinnan artikkelissa.
Tästä näkyy, miksi tuntikirjanpito tarvitsee sekä suunnitellun että tehdyn ajan. Pelkkä 123,5 tunnin summa ei kerro, mistä lisätunnit tulivat, eikä pelkkä vuorolista kerro, että niitä tuli lainkaan.
Mitä palkanlaskenta tarvitsee sinulta
Palkanlaskenta, olipa se oma tai tilitoimisto, tarvitsee kauden lopussa työntekijäkohtaisesti tuntilajeittain eritellyt summat, poissaolot syineen ja tiedon siitä, että kausi on hyväksytty. Rivitason tiedot jäävät yleensä yksikköön, mutta ne on löydettävä, jos joku kysyy. Sovi palkanlaskennan kanssa kerran, missä muodossa luvut toimitetaan, ja pidä muoto samana. Joka kuukausi vaihtuva taulukkopohja on yleisin syy siihen, että tilitoimisto soittaa takaisin.
Kuinka kauan tuntikirjanpito säilytetään, kun tuntilistat ovat myös palkanmaksun tositteita?
Työaikalain 32 §:n oma säilytysaika päättyy kanneajan mukana, ja koska työsuhteen päättyminen voi 40 §:n mukaan päivämäärästä riippuen joko pidentää tai lyhentää sitä, nyrkkisääntö on säilyttää merkinnät myöhemmän päättymispäivän mukaan (laskuesimerkki on työaikakirjauksen artikkelissa).
Pidempi säilytysaika tulee usein toisesta laista. Jos tuntilista toimii palkanmaksun tositteena, se on osa kirjanpitoaineistoa, ja kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tilikauden tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Se, lasketaanko teidän tuntilistanne tositteeksi, riippuu siitä, miten palkanlaskenta on järjestetty. Kysy asiasta tilitoimistolta, ja jos vastaus on epäselvä, säilytä pidemmän ajan mukaan.
Käytännössä arkistointi on helpointa järjestää kausittain. Sulje kausi, tallenna sen tuntikirjanpito yhdeksi tiedostoksi tai näkymäksi, nimeä se yksikön ja kauden mukaan ja merkitse, milloin sen saa aikaisintaan hävittää. Taulukossa tämä tarkoittaa lukittua tiedostoa jaetussa kansiossa. Sovelluksessa merkinnät jäävät talteen itsestään, mutta hävittämisen ajankohta on silti päätettävä.
Näkyvyydestä kaksi asiaa. 32 §:n mukaan työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys häntä koskevista merkinnöistä, ja työsuojeluviranomaiselle ja henkilöstön edustajalle on pyydettäessä toimitettava jäljennös kirjanpidosta. Tuntikirjanpito ei silti kuulu taukohuoneen seinälle. Käytännön vastaus on, että jokainen näkee omat merkintänsä ja esihenkilö tiiminsä merkinnät, eikä kukaan muu.
Miten medishift hoitaa tuntikirjanpidon
medishiftissä tuntikirjaus onnistuu kahdella tavalla: työntekijä leimaa itsensä sisään ja ulos ajastimella, jolloin merkintä saa todelliset kellonajat, tai tehdyt tunnit kirjataan käsin. Tauot kirjataan mukaan ja vähennetään työajasta. Tuntiseuranta toimii selaimessa ja mobiilisovelluksessa, ja jos kaikki eivät halua käyttää omaa puhelintaan, tabletin voi asettaa yhteiseksi leimauspisteeksi, jolla kirjaudutaan PIN-koodilla. Säännöt ratkaisevat, hyväksytäänkö merkinnät automaattisesti vai erikseen, jälkikäteisiä korjauksia varten on oma pyyntö- ja päätöspolkunsa, ja esihenkilö voi korjata tiiminsä merkintöjä. Kirjatut tunnit siirtyvät ylityötilille ja kuukausiraporttiin, joka näyttää suunnitellut ja toteutuneet tunnit työntekijäkohtaisesti. Kirjatut ajat voi myös viedä ulos tiedostona palkanlaskentaa varten. Suoraa yhteyttä palkanlaskentajärjestelmään ei ole, joten tiedosto toimitetaan eteenpäin itse. Työajanseuranta kuuluu maksulliseen tilaukseen, ja tarkemmat tiedot löytyvät hinnoittelusivulta.
Jos aloitat tyhjästä, tee kolme asiaa tässä järjestyksessä. Päätä ensin sarakkeet ja pidä ne samoina joka kaudella. Sovi sitten, että tuntikirjaus tehdään samana päivänä, eikä kuukauden lopussa. Kirjoita lopuksi ylös kauden sulkemisen kolme vaihetta ja se, kuka ne tekee. Nämä onnistuvat taulukossakin. Välineen valinnasta kerrotaan lisää työajanseurantasovelluksen sivulla ja maksutonta työajanseurantaa käsittelevässä artikkelissa, ja työaikamuodon valinnasta työajanhallinnan artikkelissa.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa tuntikirjanpidon käytännöistä eikä korvaa oikeudellista tai kirjanpidollista neuvontaa; työehtosopimus voi asettaa lakia tiukempia ehtoja.
