Työlainsäädäntö

Työvuorosuunnittelu

Hoiva-ala

Ohjelmistot

14.9.2026

11 min lukuaika

kirjoittaja

Max

Työaikakirjaus: mitä tunneista on kirjattava

Työaikakirjaus ei ole vuorolista: se kertoo, mitä tunteja tosiasiassa tehtiin. Työaikalaki antaa kirjaamiseen kaksi vaihtoehtoa, ja säilytysaika on sidottu kanneaikaan. Käytännön ohje vastaanotoille ja hoivayksiköille, mukana laskuesimerkki yhdestä viikosta.

Työaikakirjaus syntyy vasta jälkikäteen. Vuorolista kertoo, mitä oli tarkoitus tehdä; työaikakirjaus kertoo, mitä tehtiin, kuinka kauan ja mitä siitä maksettiin. Ero kuulostaa pieneltä, mutta laki käsittelee näitä kahta eri pykälissä ja eri vaatimuksin, ja arjessa ne myös pettävät eri tavoilla. Tässä artikkelissa käydään läpi neljä asiaa: mitä tehdyistä tunneista on merkittävä muistiin, mitkä kaksi vaihtoehtoista tapaa siihen on, kuinka pitkään merkinnät on säilytettävä ja kuka ne saa nähdä. Mukana on laskuesimerkki yhdestä viikosta, koska kirjaamistavan valinta näkyy juuri siinä, miltä yksi tavallinen viikko näyttää paperilla.

Tärkein lyhyesti

• Työaikakirjaus on oma asiakirjansa, ei vuorolistan sivutuote: työaikalain (872/2019) 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin.
• Sama pykälä antaa kirjaamiseen kaksi vaihtoehtoista tapaa: tunnit joko eritellään lajeittain tai kirjataan kokonaistyöaika, jonka päälle merkitään erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit.
• Säilytysaika ei ole laissa yksi vuosiluku. Kirjanpito on säilytettävä 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti, ja kanneaika lasketaan eri tavalla työsuhteen jatkuessa ja sen päätyttyä.
• Työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys häntä koskevista merkinnöistä, ja työsuojeluviranomaiselle on pyydettäessä toimitettava jäljennös (32 §).
• Työaikaratkaisut kuten yleistyöaika, jaksotyö, liukuva työaika ja joustotyöaika muuttavat sitä, mikä lasketaan ylityöksi. Sama viikko kirjautuu eri tavalla eri ratkaisussa.

Mitä työaikakirjaus tarkoittaa laissa

Laki ei käytä sanaa työaikakirjaus vaan puhuu työaikakirjanpidosta. Termi kannattaa tietää, koska sillä sanalla löytyvät myös työsuojeluviranomaisen ohjeet. Arjessa kyse on samasta asiasta kahdella tarkkuudella: yksittäinen työaikakirjaus on yksi rivi, kirjanpito on niiden summa.

Työaikalain (872/2019) 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Yhdessä lauseessa on kolme vaatimusta, ja jokainen niistä putoaa jossakin yksikössä pois.

Tehdyt tunnit, ei suunnitellut. Vuorolistan luvut kertovat aikomuksen. Kirjanpitoon kuuluu se, mitä tosiasiassa tehtiin, myös silloin kun vuoro venyi kaksikymmentä minuuttia tai päättyi kesken.

Työntekijöittäin. Yhteinen viikkotaulukko, josta näkyy vastaanoton miehitys, ei ole työntekijäkohtainen kirjanpito. Vaatimus kohdistuu henkilöön, ei yksikköön.

Ja niistä suoritetut korvaukset. Tämä kohta yllättää useimmin. Pykälä ei puhu pelkistä tunneista vaan myös niistä maksetuista korvauksista. Pelkkä tuntien kirjaaminen ei siis kata pykälää kokonaan, jos maksetut korvaukset jäävät kokonaan toiseen järjestelmään.

Velvoite seuraa työsuhteesta eikä tiloista tai yksikön koosta. Sama rajaus koskee vuorolistaa, ja se on käyty tarkemmin läpi vuorolistoja käsittelevässä artikkelissa.

Työaikakirjaus ja vuorolista eivät ole sama asiakirja

Vuorolista eli laissa työvuoroluettelo on suunnitelma: se kertoo, milloin säännöllisen työajan on tarkoitus alkaa ja päättyä. Työaikakirjaus on toteuma. Kaksi asiakirjaa, kaksi pykälää, kaksi eri tarkoitusta.

Yhdessä kohdassa ne koskettavat toisiaan. 30 §:n mukaan työvuoroluettelot on säilytettävä vähintään 40 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti, elleivät tiedot käy ilmi työaikakirjanpidosta. Suunnitelman säilytys voi siis nojata toteumaan. Toisin päin se ei toimi: mikään pykälä ei vapauta tehtyjen tuntien kirjaamisesta sillä perusteella, että vuorolista on tallessa.

Mitä listalta itseltään vaaditaan, milloin se on annettava tiedoksi ja mitä sen jälkeen saa muuttaa, on oma kysymyksensä. Se on käyty läpi vuorolistojen sisältöä ja julkaisua käsittelevässä artikkelissa. Tämä artikkeli alkaa siitä, mihin tuo päättyy: vuoro on tehty, ja nyt se pitää saada muistiin.

Kaksi tapaa kirjata: erittely vai kokonaistyöaika

Sama 32 § antaa kirjaamiseen kaksi vaihtoehtoa, ja tämä on artikkelin tärkein yksityiskohta, koska harva tietää valinnan olevan olemassa. Pykälän mukaan kirjanpitoon on merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset, tai kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat.

Ensimmäinen vaihtoehto erittelee tunnit lajeittain jo kirjaushetkellä. Toinen lähtee liikkeelle kokonaisuudesta: merkitään kokonaistyöaika, ja sen päälle erikseen ne tunnit, joista maksetaan korotettua palkkaa. Yksi työaikakirjaus voi siis näyttää kahdessa naapuriyksikössä hyvin erilaiselta, vaikka molemmat noudattavat samaa pykälää.

Sanamuodoissa on ero, jota kannattaa katsoa tarkkaan. Lisätyö mainitaan vain ensimmäisessä vaihtoehdossa. Se ei tarkoita, että lisätyö katoaisi mihinkään: kokonaistyöaika sisältää sen joka tapauksessa, ja palkanlaskenta tarvitsee luvun. Kirjanpidon rakenne on silti erilainen, ja valinta ratkaisee, mitä kirjaushetkellä on pakko tietää.

Laskuesimerkki: yksi viikko yleistyöajassa

Seuraava on laskuesimerkki, ei tilasto. Vastaanotolla on torstaisin iltavastaanotto kello 17.30 asti, ja yksi hoitaja jää sen loppuun saakka; muut päivät menevät tavallista aukioloaikaa. Oletukset: käytössä on yleistyöaika, sovittu säännöllinen työaika on 7,5 tuntia päivässä ja 37,5 tuntia viikossa, ja puolen tunnin tauko, jonka aikana työntekijä saa poistua työpaikaltaan, ei kuulu työaikaan. 24 §:n lähtökohta yli kuuden tunnin työpäivässä on vähintään tunnin tauko, mutta työnantaja ja työntekijä voivat sopia lyhyemmästä, vähintään puolen tunnin tauosta; esimerkissä näin on sovittu. Työehtosopimus voi määrätä tauoista toisin.

Viikon kokonaistyöaika on siis 39 tuntia. Sovittu säännöllinen työaika on 37,5 tuntia, joten erotus on 1,5 tuntia. Se ei kuitenkaan ole yhtä lajia.

Työaikalain 16 §:n mukaan yleistyöaikaa noudatettaessa vuorokautista ylityötä on työ, joka ylittää kahdeksan tuntia vuorokaudessa, ja viikoittaista ylityötä työ, joka ylittää 40 tuntia viikossa olematta vuorokautista ylityötä. Jos on sovittu 40 tuntia lyhyemmästä viikkotyöajasta, lisätyötä on työvuoroluetteloon merkityn säännöllisen työajan lisäksi tehty työ, joka ei ole ylityötä.

Torstain yhdeksästä tunnista kahdeksan ensimmäistä eivät ylitä vuorokausirajaa. Yhdeksäs ylittää, joten se on vuorokautista ylityötä: 1 tunti. Jäljelle jäävä puoli tuntia on listaan merkityn 7,5 tunnin päälle tehtyä työtä, joka ei ole ylityötä, eli lisätyötä: 0,5 tuntia. Viikkoraja ei ylity, koska 39 tuntia jää alle 40:n.

Sama viikko kirjautuu siis kahdella tavalla:

• Erittely: säännöllisen työajan tunnit 37,5 h, lisätyötunnit 0,5 h, ylityötunnit 1 h ja näistä suoritetut korvaukset.
• Kokonaistyöaika: kaikki tehdyt työtunnit 39 h sekä erikseen ylityötunnit 1 h ja siitä maksettu korotusosa.

Molemmat täyttävät saman pykälän. Erittelyssä viikon luvut ovat valmiiksi lajiteltuja, mutta lajittelu on tehtävä joka kerta kirjattaessa. Kokonaistyöajasta lähtevässä tavassa merkintä on kevyempi, mutta lisätyön puoli tuntia on kaivettava esiin erikseen palkanmaksua varten.

Sama kello ei myöskään tarkoita samaa tuntilajia. Jos torstain iltavastaanotolle jää osa-aikainen työntekijä, jonka työvuoroluetteloon on merkitty kuuden tunnin päivä, ja hän on paikalla kello 16:00 asti, hänen työaikansa on tauon jälkeen 7,5 tuntia. Kahdeksan tunnin vuorokausiraja ei ylity, joten saman 16 §:n sanamuodon mukaan listaan merkityn työajan päälle tehty työ ei ole ylityötä vaan lisätyötä: 1,5 tuntia lisätyötä ja nolla ylityötuntia, siinä missä taulukon kokoaikaiselle kertyi torstaista tunti ylityötä. Jos yksikössä on päivystystä tai varallaoloa, tarkista lisäksi erikseen, mikä osa ajasta luetaan työajaksi, ennen kuin lukitset kirjaamistavan.

medishiftissä tehdyt tunnit kirjataan ajastimella tai käsin, ja tauot vähennetään työajasta. Kokeile maksutta!

Työaikaratkaisut muuttavat sitä, mitä kirjataan

Esimerkin luvut pätevät yleistyöajassa. Muut työaikaratkaisut laskevat ylityön toisin, ja siksi sama viikko voi kirjautua eri tavalla naapuriyksikössä. Kolme työaikaratkaisua erottuu, ja niiden perässä yksi tapaus, joka ei kuulu samaan sarjaan.

Jaksotyö. Työaikalain 7 § sallii pykälässä luetelluissa töissä säännöllisen työajan järjestämisen niin, että se on kolmen viikon jaksossa enintään 120 tuntia tai kahden viikon jaksossa enintään 80 tuntia. Työaika tasoittuu silloin jakson sisällä, eikä yksittäisen päivän pituus kerro samaa kuin yleistyöajassa. Jos yksikössänne on jaksotyö, tarkista tuntilajien laskenta omasta työehtosopimuksestanne ennen kuin lukitsette kirjaamistavan.

Liukuva työaika. 16 §:n mukaan liukuvaa työaikaa käytettäessä vuorokautista ylityötä on työ, joka ylittää kahdeksan tuntia vuorokaudessa, ja viikoittaista ylityötä työ, jota tehdään työvuoroluettelon mukaisena vapaapäivänä ja joka ylittää 40 tuntia olematta vuorokautista ylityötä. Liukumasaldon kertyminen ja ylityö ovat siis eri asioita, ja kirjanpidossa ne kannattaa pitää erillään.

Joustotyöaika. Tässä kirjaamisen suunta kääntyy. 32 §:n mukaan joustotyöaikaa noudatettaessa työntekijän on toimitettava työnantajalle palkanmaksukausittain luettelo säännöllisenä työaikana tekemistään tunneista siten, että siitä ilmenevät viikoittainen työaika ja viikkolepo, ja työnantaja on velvollinen kirjaamaan vain nämä työntekijän ilmoittamat tiedot. Joustotyöaika on määritelty 13 §:ssä.

Työaikapankki, listan poikkeus. Työaikapankki ei muuta sitä, mikä lasketaan ylityöksi, vaan sitä, mitä on lisäksi kirjattava. Jos työaikapankin käytöstä on sovittu (14 §), 32 § edellyttää lisäksi kirjaa pankkiin säästetyistä eristä ja siitä, milloin siirretyt erät on pidetty vapaana. Se on oma kirjanpitonsa tuntimerkintöjen rinnalla, ei osa niitä.

Käytännön johtopäätös on järjestyskysymys. Valitse työaikaratkaisut ensin ja kirjaamistapa vasta sen jälkeen. Väärässä järjestyksessä yksikkö rakentaa taulukon, joka ei osaa vastata siihen kysymykseen, jota siltä lopulta kysytään.

Säilytys, selvitys ja valvonta

Säilytysajasta kysytään useammin kuin mistään muusta tämän aiheen yksityiskohdasta, ja kysymys esitetään yleensä väärästä päästä: kuinka kauan yksittäinen työaikakirjaus on pidettävä tallessa? Pykälä ei puhu yksittäisestä rivistä. Säilytysvelvollisuus koskee työaikakirjanpitoa kokonaisuutena, eikä yksittäistä merkintää voi poistaa siitä erikseen. Vastaus on silti epätyydyttävä, koska laissa ei ole yhtä vuosilukua.

32 §:n mukaan työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti. Säilytysaika on siis sidottu siihen, kuinka kauan tunneista voi vielä nostaa kanteen.

40 §:n mukaan oikeus tässä laissa tarkoitettuun korvaukseen raukeaa, jos kannetta työsuhteen jatkuessa ei nosteta kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt. Samassa pykälässä on omat määräaikansa säästövapaaseen yhdistetylle vapaa-ajalle ja työaikapankkiin talletetulle vapaalle, ja työsuhteen päätyttyä kanne on pantava vireille kahden vuoden kuluessa siitä, kun työsuhde on päättynyt. 41 § koskee valtion virkamiehiä, joiden kanneaika määräytyy erikseen.

Mitä tästä seuraa yhdelle kuukaudelle? Toinen laskuesimerkki, saman 40 §:n sanamuodon mukaan. Maaliskuussa 2026 tehdyistä tunneista syntynyt korvausoikeus on syntynyt kalenterivuonna 2026. Kahden vuoden määräaika lasketaan vuoden 2026 päättymisestä, eli se umpeutuu 31.12.2028. Jos työsuhde päättyy kesken, vaikkapa 30.6.2027, saman saatavan kanne on pantava vireille kahden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä, eli 30.6.2029 mennessä. Päättyvä työsuhde voi siis siirtää myöhemmäksi sen hetken, jolloin vuoden 2026 merkinnät ovat varmasti tarpeettomia. Tämä on luettu suoraan pykälän sanamuodosta, ja yksittäistapaukseen voi vaikuttaa muukin lainsäädäntö, joten älä sido arkistointia pelkkään kalenterivuoteen.

Valmis kirjanpito ei ole pelkkä arkisto. 32 §:n mukaan työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä. Työnantajan on lisäksi pyydettäessä toimitettava työsuojeluviranomaiselle ja työntekijää edustavalle luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle tai muulle edustajalle jäljennös työaikakirjanpidosta sekä eräistä muista asiakirjoista, muun muassa 30 §:ssä tarkoitetusta työvuoroluettelosta.

Huomaa rajaus. Velvoite on toimittaa jäljennös pyydettäessä. 43 § puolestaan velvoittaa pitämään työntekijöiden saatavilla lain, sen nojalla annetut säännökset, työpaikalla yleisesti sovellettavat sopimukset sekä käytössä olevan työajan tasoittumissuunnitelman ja työvuoroluettelon. Työaikakirjanpito ei ole tässä luettelossa. Kenenkään työaikakirjaus ei siis kuulu taukohuoneen seinälle, mutta jokaisen on saatava omansa pyytämällä.

Seuraamuksissa on yksityiskohta, joka menee usein ohi. 44 §:n työaikarikkomus koskee 18 §:n enimmäistyöaikaa, 19 §:n hätätyötä, 25–27 §:n vähimmäislepoaikoja ja 30 §:n työvuoroluettelon laatimisvelvollisuutta. Työaikakirjanpito ei ole tuossa luettelossa. Sen sijaan 45 §:ssä todetaan, että rangaistus 32 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettua työaikakirjanpitoa koskevasta laiminlyönnistä tai väärinkäytöksestä säädetään rikoslain 47 luvun 2 §:ssä. Kirjanpidon laiminlyönti osoittaa siis toiseen säädökseen kuin 44 §, ja rangaistusasteikko kannattaa lukea suoraan rikoslaista. Lain noudattamista valvoo työsuojeluviranomainen.

Työaikakirjaus vastaanoton arjessa

Kolme asiaa ratkaisee, eikä mikään niistä vaadi järjestelmää. Ne vaativat sopimisen.

Kirjaus syntyy samana päivänä. Kuukauden lopussa muistista täytetty viikko ei ole toteuma vaan arvaus, ja se on yleensä arvaus vuorolistasta. Silloin kirjanpito toistaa suunnitelman, eikä eroa niiden välillä enää näe kukaan.

Yksi paikka, ei kolmea. Kun sama tunti on vihkossa, taulukossa ja viestissä, mikään niistä ei ole kirjanpito.

Korjauksesta jää jälki. Merkintöjä korjataan aina. Kysymys on siitä, näkyykö jälkikäteen, kuka korjasi, milloin ja mihin lukuun.

medishiftissä tehtyjen tuntien kirjaaminen onnistuu kahdella tavalla: työntekijä leimaa itsensä sisään ja ulos ajastimella, jolloin merkinnät saavat todelliset kellonajat, tai tehdyt tunnit merkitään käsin. Tauot kirjataan mukaan ja vähennetään työajasta. Kirjaaminen toimii sekä selaimessa että mobiilisovelluksessa, ja jokainen näkee omat merkintänsä. Säännöt ratkaisevat, hyväksytäänkö merkinnät automaattisesti vai erikseen, ja jälkikäteisiä korjauksia varten on oma pyyntö- ja päätöspolkunsa. Esihenkilö näkee tiimin merkinnät ja voi korjata niitä. Kirjatut tunnit siirtyvät Premium-tason ylityötilin pohjaksi ja saman tason kuukausiraporttiin, joka vertaa suunniteltuja ja toteutuneita tunteja työntekijäkohtaisesti. Työajanseuranta sisältyy Premium-tasoon, kun taas yksi työvuorolista ja mobiilisovellus kuuluvat maksuttomaan tasoon enintään kymmenelle työntekijälle.

Yksi rajaus kannattaa sanoa ääneen. Pykälä puhuu tunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Korvaussummat syntyvät palkanlaskennassa, eivät suunnittelujärjestelmässä, joten kirjanpito muodostuu näissä yksiköissä käytännössä kahdesta osasta. Tuntien osuus voi olla ohjelmistossa, rahan osuus on siellä, missä palkka lasketaan. Pykälä ei vaadi yhtä tiedostoa, mutta molemmat osat on pystyttävä toimittamaan pyydettäessä.

Ennen työkalun valintaa kannattaa kirjoittaa ylös, mitkä työaikaratkaisut yksikössänne ovat käytössä. Se ratkaisee kirjaamisesta enemmän kuin ominaisuuslista, koska tuntilajit syntyvät ratkaisusta eivätkä ohjelmistosta.

Ilman ohjelmistoakin sama lopputulos on saavutettavissa, ja pienessä yksikössä se on usein realistisin ensimmäinen askel. Vaihtoehtoja käydään läpi maksutonta työajanseurantaa käsittelevässä artikkelissa. Ohjelmiston tai leimauslaitteen valinta ja hinta ovat oma kysymyksensä, ja niihin vastataan työajanseurantasovelluksen ja työajanseurantalaitteen sivuilla. Vuorojen suunnittelu ennen kirjaamista taas kuuluu työvuorosuunnittelun puolelle.

Tämä artikkeli on yleistä tietoa työaikakirjanpidon vaatimuksista eikä korvaa oikeudellista neuvontaa; työehtosopimus voi asettaa lakia tiukempia ehtoja.

Jos aloitat tästä artikkelista, tee kolme asiaa tässä järjestyksessä. Tarkista ensin, kumpaa 32 §:n vaihtoehtoa yksikkönne tosiasiassa käyttää ja mitkä työaikaratkaisut siellä ovat voimassa, koska useimmiten kumpaakaan ei ole valittu vaan ne ovat ajautuneet nykyiselleen. Sovi sitten, milloin työaikakirjaus tehdään, ja tee siitä päivän viimeinen rutiini eikä kuukauden ensimmäinen. Päätä lopuksi, mihin vanhat jaksot jäävät talteen ja kuinka pitkäksi aikaa. Kaksi ensimmäistä onnistuvat paperillakin. Jos haluat kokeilla, miltä kolmas näyttää silloin, kun merkinnät jäävät itsestään talteen, medishiftin hinnasto kertoo, mistä tasosta työajanseuranta alkaa.