Calcular las vacaciones sin descuadrar el saldo
Calcular las vacaciones parece una resta hasta que alguien pregunta si el sábado de en medio se descuenta. Qué fija el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, cómo calcular vacaciones proporcionales de un año incompleto y por qué mezclar días naturales o laborables alarga las ausencias.
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Calcular las vacaciones de tu equipo parece una resta: treinta días, menos los que ya se han cogido, igual lo que queda. Funciona hasta el día en que alguien de recepción pregunta si el sábado que hay en medio de sus dos semanas de agosto se le descuenta o no. Y las cuentas que acaban descuadradas rara vez vienen de una resta mal hecha: vienen de dos personas contando en unidades distintas sin saber que lo están haciendo. Este artículo va de eso. Qué cierra la ley, qué deja en manos de tu convenio y en qué punto exacto se rompe el cálculo en una consulta pequeña.
Lo esencial de un vistazo
- El artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores fija un suelo, no tu cifra: las vacaciones anuales retribuidas no pueden durar menos de treinta días naturales y, mientras el contrato está vivo, no se pueden sustituir por dinero. Lo que se aplica en tu centro es lo que diga tu convenio.
- Antes de calcular las vacaciones hay que elegir la unidad: días naturales o laborables. Las mismas dos semanas de agosto son 14 días naturales o 10 laborables. La cifra cambia; el tiempo que esa persona está fuera, no.
- Mezclar las dos unidades es el error caro. Descontar solo los 10 laborables de un bloque que dura 14 días naturales convierte un saldo de 30 días en 42 días naturales de ausencia real, por persona y año (aritmética del ejemplo que verás más abajo).
- Al calcular vacaciones proporcionales de quien no ha estado el año entero, y en los términos que fije tu convenio: días anuales × (días trabajados ÷ 365). La otra fórmula habitual, la mensual, da lo mismo salvo centésimas de día. El redondeo, en cambio, no lo resuelve el artículo 38.
- Las vacaciones no disfrutadas no caducan siempre el 31 de diciembre: el artículo 38.3 da hasta dieciocho meses cuando una baja las impide, y en los supuestos de embarazo, parto o lactancia no fija plazo.
- El calendario de vacaciones se fija en cada empresa y cada persona debe conocer sus fechas con dos meses de antelación como mínimo (art. 38.3 ET). Para unas vacaciones que empiezan el 1 de agosto, ese mínimo se cumple comunicándolas el 1 de junio; en un equipo de seis conviene cerrarlo bastante antes.
Qué fija la ley antes de que empieces a calcular las vacaciones
El marco está en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y es más corto de lo que la gente espera: tres apartados que caben en una pantalla (texto consolidado en el BOE). Lo que ese artículo hace, sobre todo, es delegar.
Treinta días naturales son un suelo, no tu cifra
El apartado 1 dice que el periodo de vacaciones anuales retribuidas «será el pactado en convenio colectivo o contrato individual» y que «en ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales». Las dos mitades de la frase apuntan a sitios distintos. La cifra con la que vas a calcular las vacaciones no la fija el artículo 38: la fija tu convenio. El artículo solo pone el suelo por debajo del cual ese convenio no puede bajar.
El mismo apartado añade una condición: ese periodo es «no sustituible por compensación económica». Mientras el contrato está vivo, un descuadre no se cierra pagándolo. Los días tienen que acabar en el calendario y no en la nómina, y eso convierte esto en un problema de organización antes que de cuentas.
Tu convenio puede hablar de treinta días naturales, de veintidós laborables o directamente de «un mes». Las tres describen ausencias parecidas y se restan de maneras incompatibles. Por eso el primer paso para calcular las vacaciones no es abrir una plantilla, sino abrir el convenio y anotar qué unidad usa.
El calendario de vacaciones y los dos meses de antelación
El apartado 2 dice cómo se eligen las fechas: «de común acuerdo entre el empresario y el trabajador», dentro de lo que el convenio establezca sobre planificación anual. No es una concesión unilateral de la dirección ni una elección unilateral de la plantilla. Si no hay acuerdo, decide la jurisdicción social en un procedimiento «sumario y preferente», y esa decisión es irrecurrible.
El apartado 3 es el que más trabajo da en una consulta pequeña. Dice que el calendario de vacaciones se fija en cada empresa y que cada persona «conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute». Fíjate en el verbo: los dos meses no son un plazo para pedir, son un plazo para saber. Si tu equipo empieza a coger vacaciones el 1 de julio, ese calendario tiene que estar cerrado y comunicado el 1 de mayo.
Ahí es donde el calendario de vacaciones choca de frente con cómo funciona una consulta. En junio nadie sabe qué agenda tendrá en agosto ni quién estará de baja. La ley no pide que aciertes con la carga de trabajo: pide que las fechas estén fijadas y comunicadas, y eso sí se puede cumplir.
Calcular las vacaciones en días naturales o laborables
Aquí es donde una hoja de cálculo empieza a mentir sin que nadie la toque, y la causa suele estar en la unidad que elegiste el día que la montaste.
Un día natural es un día del calendario: cuenta el sábado, el domingo y el festivo igual que el martes. Un día laborable es un día en el que esa persona habría trabajado. Las dos maneras de calcular las vacaciones, en días naturales o laborables, son igual de legítimas y las dos se usan en convenios reales. El problema no es elegir mal. El problema es no elegir, o elegir una unidad para el saldo anual y otra para los descuentos.
Las mismas dos semanas, dos cifras distintas
Un caso que puedes comprobar con un calendario delante. Una auxiliar de tu clínica se va del lunes 3 al domingo 16 de agosto de 2026, dos semanas completas, y trabaja de lunes a viernes.
- En días naturales esa ausencia son 14 días: del 3 al 16 hay catorce fechas, sábados y domingos incluidos.
- En días laborables son 10 días: el 3, 4, 5, 6 y 7, más el 10, 11, 12, 13 y 14. Los dos fines de semana no cuentan porque no eran suyos.
La persona está fuera exactamente el mismo tiempo en los dos casos. Lo único que cambia es de qué bolsa se resta, y las dos bolsas están calibradas para eso: esa ausencia consume 14 de los 30 días naturales, o 10 de los 22 laborables. Haz las dos divisiones con las cifras de este mismo ejemplo y verás que dan casi la misma fracción del saldo anual: treinta naturales y veintidós laborables describen aproximadamente el mismo descanso. Dicho de otro modo: calcular las vacaciones en una unidad o en la otra da el mismo resultado real mientras no las mezcles.
Mezclar unidades alarga las vacaciones doce días al año
El descuadre aparece cuando el saldo está en una unidad y el descuento en otra. La combinación más natural de todas: tu convenio da treinta días naturales, así que en la columna «total» escribes 30. Pero cuando alguien se va dos semanas apuntas los diez días que ha faltado a la consulta, porque son los que has tenido que cubrir.
Con ese método, cada bloque de dos semanas cuesta 10 del saldo. Tres bloques agotan los 30. Solo que tres bloques de dos semanas son seis semanas, es decir 42 días naturales fuera de la consulta. Doce días naturales por encima de lo que el convenio concedía, por persona y por año. Con seis empleados son 72 días naturales de cobertura que nadie ha presupuestado. Las tres cifras (42, 12 y 72) son aritmética de este ejemplo con bloques de lunes a domingo, no un dato del sector.
Lo peor de este fallo es que no se ve. La hoja cuadra, el saldo llega a cero justo a final de año y aun así la sensación del equipo es que esa persona no está nunca. Lo que está mal no es la columna «total», sino la resta de debajo, y por eso conviene calcular las vacaciones siempre en la misma unidad en la que está escrito el saldo.
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Calcular vacaciones proporcionales cuando el año no está completo
Las altas y bajas a mitad de año son constantes en un centro sanitario: una sustitución por baja maternal, una higienista que entra en marzo, un fisioterapeuta cuyo contrato termina en septiembre. En todos esos casos el devengo va en proporción al tiempo trabajado, en los términos que fije tu convenio. Y al calcular vacaciones proporcionales la noticia es buena: las dos fórmulas que circulan casi nunca se contradicen.
Dos fórmulas para calcular vacaciones proporcionales
La primera prorratea por días trabajados: días anuales × (días trabajados ÷ 365). La segunda por meses: días anuales ÷ 12, multiplicado por los meses trabajados.
Con un convenio de treinta días naturales y una persona que entra el 16 de marzo de 2026 y sigue a 31 de diciembre:
- Días trabajados del 16 de marzo al 31 de diciembre: 291.
- Por días trabajados: 30 × 291 ÷ 365 = 23,92 días naturales.
- Por meses: nueve meses completos (de abril a diciembre) más 16 días de marzo, o sea 9,52 meses. Como 30 ÷ 12 = 2,5 días por mes, salen 2,5 × 9,52 = 23,80 días naturales.
Doce centésimas de diferencia. Las dos cifras salen de ese mismo supuesto. A efectos prácticos da igual cuál uses mientras uses siempre la misma para todo el equipo.
Lo que no da igual, al calcular las vacaciones de un año incompleto, es el redondeo. El artículo 38 no dice nada sobre qué hacer con un 23,92, y por tanto tampoco lo dice este artículo. Esa regla está en tu convenio o en la práctica que hayáis fijado en el centro. Escríbela una vez, junto a la unidad, y deja de discutirla cada año.
Jornada parcial: donde el cálculo se rompe de verdad
Si tu convenio habla de días naturales, calcular las vacaciones de una jornada parcial no cambia nada. Treinta días naturales son treinta fechas del calendario, trabaje esa persona cinco mañanas o tres. Si habla de laborables, la aritmética deja el problema a la vista en cuanto lo miras.
Piensa en una recepcionista que trabaja lunes, miércoles y viernes. Si le aplicas los 22 días laborables tal cual, a tres días por semana esos 22 días le duran 7,3 semanas. Su compañera a jornada completa gasta los mismos 22 días en 4,4 semanas. Casi tres semanas de diferencia con el mismo convenio y la misma cifra. Prorratear por jornada (22 × 3 ÷ 5 = 13,2 días laborables) devuelve las mismas 4,4 semanas a las dos. Las dos primeras cifras salen de dividir 22 entre los días que cada una trabaja por semana; la tercera sale del prorrateo por jornada que aparece entre paréntesis. Las tres son aritmética de este ejemplo.
Si hay que prorratear así, y cómo, no lo decide el artículo 38: lo decide tu convenio. Lo que decide la aritmética es que, sin mirarlo, la cuenta no será equivalente entre tus dos recepcionistas. Por eso, en equipos con jornadas mezcladas (algo normal en fisioterapia y en clínica dental), calcular las vacaciones en días naturales suele generar menos discusiones: la unidad no depende de cuántos días a la semana trabaje cada uno.
Vacaciones no disfrutadas, traspasos y dónde vive la cuenta
Queda la parte que ninguna fórmula resuelve: las vacaciones no disfrutadas, los días que llegan a diciembre sin gastar.
El artículo 38.3 regula dos supuestos distintos y confundirlos es fácil. Cuando el periodo fijado en el calendario de vacaciones coincide con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia natural, o con los periodos de suspensión de los apartados 4, 5 y 7 del artículo 48, la persona tiene derecho a disfrutarlas en fecha distinta al terminar esa suspensión, «aunque haya terminado el año natural a que correspondan». Para ese supuesto el texto no fija plazo.
El segundo supuesto sí lo fija. Si el periodo de vacaciones coincide con una incapacidad temporal por otras contingencias que impida disfrutarlas, total o parcialmente, dentro del año natural, la persona podrá hacerlo cuando termine la incapacidad «y siempre que no hayan transcurrido más de dieciocho meses a partir del final del año en que se hayan originado».
Dieciocho meses desde el cierre del año es un plazo largo, y por eso las vacaciones no disfrutadas se pierden de vista: sobreviven al ejercicio y, muy a menudo, a la hoja de cálculo que las contenía. Fuera de esos dos supuestos, qué ocurre con las vacaciones no disfrutadas vuelve a depender del convenio y de lo pactado, no del artículo 38.
Y este es el punto en el que una hoja deja de ser suficiente, aunque no por la resta. Calcular las vacaciones a mano no cuesta nada; lo difícil es que la unidad no se mezcle, que los festivos entren solos y que veas al instante quién más falta esos días cuando alguien pide la semana del 10.
En medishift cada empleado tiene una cuenta de vacaciones automática por año, con una fórmula explícita: disponible = vacaciones anuales + traspaso del año anterior (hasta 15 días) − días confirmados. Lo pendiente de aprobar no resta hasta que se aprueba, así que las vacaciones no disfrutadas y las simplemente solicitadas no se mezclan en el saldo. Y al registrar una ausencia se avisa de qué compañeros de la misma área están fuera a la vez, que es la pregunta que de verdad bloquea un calendario de vacaciones en un equipo de seis. Lo demás lo hace el cálculo por su cuenta: los días naturales del periodo, los fines de semana y los festivos del centro, que se importan según el país y la región, España incluida.
Contar vacaciones y fichar son cosas distintas: el registro de jornada tiene su propia página, control horario. El cuadrante, la app móvil, la planificación de vacaciones y los días festivos entran en el plan gratuito hasta diez empleados; el fichaje va desde Premium. Puedes ver los planes y empezar por donde te haga falta.
Si te quedas con una sola cosa, que sea esta: antes de calcular las vacaciones del año que viene, escribe en una línea qué unidad usa tu convenio y pégala encima de la tabla. Es una línea de texto, y es la que decide si la cuenta cuadra en diciembre. Esto no sustituye al asesoramiento jurídico. Ante un caso concreto, lo aclaran tu convenio o un abogado laboralista.